La función Composición de Saldos de Clientes permite conocer las cuentas corrientes de los clientes, ayudando a corroborar qué facturas están pagadas y cuáles todavía faltan debitar, las vencidas, entre otros datos. Toda esta información la puede obtener desde el Módulo Reportes > Cuentas Corrientes > Cuentas Corrientes de Clientes > Listas de Composición de Saldos de Clientes a Fecha.
En este tipo de informe se puede filtrar por fecha, sucursal, cliente, entre otras cosas. Lo más importante en este tipo de reportes es conocer de manera detallada qué es lo que está sucediendo en el negocio y cómo solventar en el caso de que haya muchos clientes que están en falta.
¿Qué es la Composición de Saldos?
La composición inicial de saldos es un proceso en el que se ingresan todos los comprobantes de clientes en cada cuenta corriente, permitiendo conocer la situación crediticia de los consumidores de una empresa.
Esta función brinda datos sobre los estados de cuenta a cobrar, vencimientos, situaciones de mora, etc. Al tener un reporte detallado con esta información se puede mejorar la gestión de cobros y reducir el riesgo de pérdidas a corto y largo plazo de una organización. Además, también permite identificar los patrones de pago de cada uno de los clientes, evaluando su eficiencia.
Importante: dentro de ZEUS cloud ERP puede comenzar a facturar sin todavía haber registrado los comprobantes de saldos de los clientes.
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Análisis de la Composición de Saldos de Clientes
Una vez descargado el reporte en el sistema de ZEUS cloud ERP, proceda a clasificar a los consumidores según sus acuerdos de vencimiento. Posteriormente, organice y agrupe a los clientes en categorías. Para cada categoría, calcule el porcentaje dividiendo el saldo total de la categoría entre el saldo total de las cuentas por cobrar, y luego multiplique el resultado por 100.
La fórmula es la siguiente:
(Saldo Total de Categoría / Saldo Total de Cuentas por Cobrar)×100
Comparando los diferentes resultados entre períodos, podrá identificar tendencias y patrones de pago de los clientes, revelando posibles problemas. Esta información debe ser analizada y considerada junto con otros indicadores financieros para obtener una visión completa de la situación crediticia de su empresa.
Algo importante a destacar es que el saldo medio de clientes es un promedio de todos los saldos de clientes en un período específico. Cuando se busca conocer un estado general de las cuentas corrientes de los clientes, se deben tener en cuenta los anticipos de éstos, con los saldos regulares y notas de crédito emitidas.
Estrategias para Llevar Correctamente los Saldos de Clientes
Con el uso de un software de gestión ERP puede automatizar el registro y seguimiento de los clientes, además de configurar alertas y recordatorios automáticos para los vencimientos. Este tipo de acciones son esenciales para poder realizar otras tareas más urgentes y tener un control del negocio, asegurándose que el sistema de gestión lleve el control de manera precisa.
Es importante llevar un registro de todas las transacciones que tiene el consumidor, incluyendo notas en el caso de que haya condiciones de pago específicas o acuerdos especiales. Es recomendable enviar de manera periódica un estado de cuenta a los clientes, incluyendo en esta comunicación las políticas de cobro, con los plazos de pago y las penalidades por retraso.
KPIs para la Gestión de Cobros
Un KPI o Indicador Clave de Rendimiento en español, son métricas cuantitativas que permiten medir el desempeño de actividades, en este caso de la gestión de cobro. Estas ayudan a tomar medidas que permitan un mejor desempeño en el área administrativa - contable.
- TRC - Tasa de Recuperación de Crédito: es cuando se toma el porcentaje total de deudas pendientes, estableciendo un plazo determinado para recuperarlas. Se deben dividir las deudas cobradas por las pendientes, multiplicando por 100. El resultado indicará si la gestión de cobros es eficiente.
- IM - Índice de Morosidad: con este indicador se puede conocer el porcentaje de clientes que tienen pagos vencidos durante un cierto plazo. Se dividen los clientes morosos por los clientes totales y el resultado se multiplica por 100.
- PPC - Período Promedio de Cobro: este tipo de métrica indica si la empresa tiene una rápida recuperación de las deudas, lo cual marcaría la eficiencia en el flujo de la caja. Para poder conocer el resultado, se debe dividir el saldo de los deudores por los cobros totales.
- CAC - Costo Promedio de Cobro: esta métrica informará el tiempo promedio que tiene una empresa en recuperar una deuda. Se deben dividir los gastos de cobro por las deudas cobradas.
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Para mejorar los procesos de una empresa, debe tener datos precisos que permitan identificar dónde hay problemas o situaciones extrañas que pueden resolverse y comenzar a desarrollar decisiones estratégicas.
Dentro de ZEUS cloud ERP este tipo de indicadores puede obtenerlos desde el Módulo Reportes, que a partir de todos los datos que quedan registrados dentro del sistema. Implemente este tipo de acciones en el día a día de su empresa y consiga mejores resultados. Automatice todo tipo de tareas con un software de gestión como ZEUS cloud ERP.
