En el frenético mundo laboral actual, la procrastinación es un enemigo silencioso que puede socavar la eficiencia. ¿Qué implica procrastinar y por qué puede caer en esta trampa? Y más crucial aún, ¿cómo podrá superar este hábito y alcanzar niveles óptimos de productividad en el trabajo?
¿Qué es Procrastinar?
En términos simples, procrastinar es posponer tareas importantes en favor de otras menos prioritarias. Es aplazar lo que se debe hacer ahora para más tarde, a menudo afectando los resultados finales y la calidad del trabajo. Aunque no siempre implica postergar por placer, a veces se priorizan tareas que son menos urgentes pero necesarias, fenómeno conocido como "procrastinación productiva".
Causas de la Procrastinación
Las causas de la procrastinación pueden variar desde la falta de motivación y miedo al fracaso, hasta la sobrecarga de tareas y la falta de habilidades de gestión del tiempo. Además, existen factores psicológicos como la ansiedad y la baja autoestima que pueden contribuir a este comportamiento evasivo.
Cómo Vencer la Procrastinación
La solución a la procrastinación es posible con determinación y estrategias efectivas. Aquí algunas sugerencias para enfrentar este desafío:
- Detecte las Razones de su Procrastinación
Hágase consciente de sus dificultades y busque las razones subyacentes. Preguntas como ¿Por qué posterga su trabajo? ¿Tiene problemas de concentración? ¿Posterga su trabajo por desconocimiento? ¿Le cuesta distinguir qué es lo prioritario en sus tareas? Estas preguntas pueden ayudar a identificar los patrones de procrastinación.
Indagando en estas cuestiones, podrá identificar con mayor facilidad las causas de la procrastinación y cómo mejorar la productividad en su día a día.
- Establezca Metas Claras y Realistas
Haga una lista y divida sus tareas en objetivos más pequeños y alcanzables. Esto hará que parezcan menos abrumadoras y más manejables.
- Practique la Autorregulación y Elimine Distracciones
Desarrolle habilidades de autocontrol y disciplina. Identifique y elimine las distracciones que le impiden concentrarse, como el correo electrónico o el ruido ambiental.
- Utilice Técnicas de Gestión del Tiempo
Existen algunas técnicas que puede implementar para ayudarle a organizar su tiempo de manera más eficiente y priorizar sus tareas. Estas son algunas de las metodologías que podrá utilizar para aumentar su productividad:
- Técnica Pomodoro: es un método de gestión de tiempo para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Sugiere trabajar en intervalos de 25 minutos, sin interrupción ni distracciones, y añadir tiempos de descanso de 5 minutos. Los intervalos de tiempo se denominan «pomodoros» y una vez cumplidos cuatro de ellos puede hacer pausas más prolongadas, siempre y cuando se hayan completado los primeros cuatro “pomodoros” de trabajo consecutivos. El objetivo de este método es establecer metas y mejorar la productividad.
- Matriz de Eisenhower: es una herramienta de gestión de tareas que ayuda a organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Con esta herramienta, dividirá sus tareas en cuatro cuadrantes:
- Urgente - Importante: son aquellas tareas que debe realizar primero. Las tareas urgentes requieren su atención inmediata. Cuando algo es urgente, debe hacerse ahora, y existen consecuencias claras si no se finalizan esas tareas en un marco de tiempo específico.
- Importante - No urgente: son las tareas que programará para más tarde. Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero lo ayudan a lograr sus objetivos a largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no sean importantes.
- Urgente - Sin importancia: son las labores a delegar.
- Sin importancia - No urgente: son los trabajos que eliminará.
- Análisis de Pareto: conocido como la regla del 80-20, puede ser una herramienta valiosa para potenciar la productividad. Según este principio, el 80 % de los resultados pueden derivarse de sólo el 20 % de las tareas. En otras palabras, concentrarse en un pequeño porcentaje de actividades puede generar la mayor parte de los resultados deseados.
“Uso de Sistemas de Información para la Toma de Decisiones"
La Tecnología Aplicada para Dejar de Procrastinar
Afortunadamente, en la era digital, existen numerosas aplicaciones gratuitas diseñadas para ayudar a combatir la procrastinación y mejorar la productividad. Algunas de estas son:
- Forest: propone concentrarse en una tarea sin distraerse con el móvil, mediante la gamificación del tiempo. En este caso, con Forest, se planta un árbol virtual que tarda 30 minutos en madurar. Durante ese tiempo no puede hacer nada con el móvil, ni para mirar WhatsApp u otra aplicación. Si se rinde va a quedarse sin un árbol. Al completar los ciclos, terminará creando un bosque cada vez más frondoso y usted será más productivo.
- Focus@Will: ayuda a conseguir un enfoque rápido y prolongado con música científicamente optimizada para reducir distracciones.
- Toggl: permite registrar actividades y el tiempo dedicado. De esta forma, crea informes y estadísticas para que pueda calcular, posteriormente, cuánto tarda en hacer tareas que ya ha medido o similares.
- Trello: podrá crear tableros con listas de tareas, jerarquizar su importancia y planificarlas, con opción a recordatorios y modificaciones. Puede delegar tareas y comentarlas con sus colaboradores para proyectos en grupo.
- Evernote: almacena y organiza notas, avisos, imágenes, listas de verificación.
¿Cómo puede un ERP Mejorar la Productividad Laboral?
Los sistemas ERP, Enterprise Resource Planning, son un aliado poderoso en la lucha contra la procrastinación.
Estos software de gestión, en muchos casos, integran módulos especializados en la gestión de proyectos. De este modo se pueden estructurar y priorizar sus actividades con facilidad, lo que reduce la tentación de posponerlas.
Pero la utilidad de los sistemas ERP va más allá. La automatización de procesos rutinarios se convierte en otra herramienta eficaz contra la procrastinación. Estos permiten que los empleados no tengan tareas repetitivas, y con una herramienta como ZEUS cloud ERP, puede permitir dedicar más tiempo y energía a labores más gratificantes y significativas, eliminando así la tentación de posponer las responsabilidades.
Además, los ERP proporcionan acceso instantáneo a información crucial en tiempo real. Esta visión global de las operaciones comerciales permite tomar decisiones informadas con rapidez y eficacia. Al eliminar la necesidad de buscar datos dispersos o esperar actualizaciones, se reduce la procrastinación al minimizar las barreras para acceder a la información necesaria.
Los sistemas ERP no sólo ofrecen una estructura organizativa sólida, sino que también liberan tiempo y proporcionan datos críticos. ZEUS cloud ERP no sólo ayuda a vencer la procrastinación, sino que también mejora significativamente la efectividad en el trabajo.
María Eugenia Larrea
PO (Product Owner)
