Una empresa busca cambiar o incorporar un ERP cuando se detectan necesidades o requerimientos que no están siendo satisfechos, siendo los puntos clave por los cuales debe comenzar con un plan de Implementación del software de gestión.
Una vez transcurrida la instancia de exploración de las distintas soluciones que proporciona el mercado, y habiendo decidido cuál es la que mejor se adapta a los requerimientos definidos, comienza el Proceso de Onboarding, en la que se configura el ERP a las necesidades de la empresa y sus procesos.
"Características de los Sistemas ERP"
La aplicación del ERP en una empresa puede subdividirse en diferentes etapas, las cuales permiten ordenar y dar una trazabilidad de los distintos hitos que guiarán a cumplir con el objetivo planteado durante esa instancia del proyecto.
Hay distintas maneras de poder abordar un Proceso de Onboarding, una de ellas lo divide en dos etapas:
- Implementación
- Capacitación
Proceso de Implementación de ZEUS cloud ERP en una Empresa
El Plan de Implementación de un ERP es una de las primeras etapas donde se relevan todos los procesos internos de la empresa, a fin de poder configurar el sistema de gestión a las necesidades que se buscan resolver.
La correcta Implementación de un ERP es clave para que el proyecto sea exitoso ya que en esta etapa se pone a prueba el sistema.
Dentro de nuestra solución existen varios pasos para realizar la Implementación:
- Plan de Implementación: consiste en armar un cronograma de acciones a tomar para poder cumplir con los objetivos, por ejemplo, empezar a facturar directamente desde el software
- Mapeo de Procesos: en este paso se hace un recorrido de los procesos internos de la compañía, a fines de recolectar los datos necesarios para conocer en detalle la manera en la que trabaja la empresa.
- Definición de Requerimientos: en esta instancia se establecen los puntos claves para la compañía, es decir, tareas o procesos internos que debe cumplir la solución ERP para poder avanzar con el proceso de Implementación.
- Plan de Impacto: en esta subetapa se planifican, de acuerdo al mapeo de procesos y a la definición de requerimientos, todas las tareas a realizar para cumplir con el objetivo del proceso de Implementación.
- Desarrollo de Requerimientos: en esta parte se realiza un desarrollo de los requerimientos que fueron previamente definidos en la etapa 3
- Migración: todos los datos de la empresa se migran al software ERP, por ejemplo: Clientes, Proveedores, Artículos, Plan de Cuentas y Saldos iniciales.
- Pruebas Integrales: se hacen pruebas de todas las transacciones que abarcan procesos que permiten validar si el software funciona correctamente.
- Lanzamiento: se define una fecha y las acciones que se van a tomar antes, durante y después de la misma para llevar a cabo el proceso correctamente.
- Go Live: es la puesta en marcha del nuevo sistema que comienza a ser utilizado por los usuarios finales en producción. Este es un momento crucial en el proyecto ya que marca el inicio de la operación del nuevo sistema y el fin de la fase de Implementación.
Flujograma de Implementación
Proceso de Capacitación de ZEUS cloud ERP en una Empresa
La dimensión del Proceso de Capacitación asegura que los usuarios tengan los conocimientos y habilidades necesarias para utilizar el sistema ZEUS cloud ERP de manera eficiente y aprovechar al máximo los beneficios de sus alcances y funcionales conforme el perfil de usabilidad y seguridad encuadrado en el tipo de acceso contratado.
Este proceso puede variar de acuerdo a los alcances de la solución elegida y a roles de los usuarios dentro de la compañía, aún así, los pasos más importantes de esta dimensión son:
- Contacto de Inducción: se identifican los roles de los usuarios y sus responsabilidades dentro de la empresa. Se establecen los objetivos específicos de la Capacitación, considerando las necesidades de cada grupo de usuarios agrupados por perfiles, permisos, seguridad y tipos de accesos.
- Programación de Sesiones: se define en la agenda la duración de las sesiones y los interlocutores que van a participar en cada sesión, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios agrupados conforme roles y funciones.
Flujograma de Capacitación
"Asegurando la Infraestructura Tecnológica: Un Compromiso Fundamental"
Implementación en Paralelo
Este concepto se aplica cuando una compañía está en proceso de cambio de su ERP, por lo que por un lapso de tiempo se mantiene en uso el viejo sistema y, simultáneamente, se realizan las operaciones en el nuevo. El objetivo del trabajo en paralelo es disminuir los riesgos de problemas, dando al sistema nuevo un período de prueba real.
Esta metodología de trabajo se aplica ante cambios en el software o herramientas de trabajo de las empresas. Se suele implementar para resguardar los datos registrados en el sistema viejo hasta tanto se logre migrar toda la información al sistema nuevo. La idea de este proceso es tener un backup de los datos hasta tanto se asegure el correcto funcionamiento del nuevo sistema ERP.
Un Proceso de Onboarding satisfactorio es el que definirá si el proyecto de incorporación de un ERP u otra solución tecnológica es exitoso.
Proceso de Onboarding en ZEUS cloud ERP & POS
Nuestro software es presentado a los clientes por un equipo multidisciplinario de Ejecutivos de Implementación y Capacitación que se encargan de la realización integral de las tareas que componen el proceso de Onboarding. Cada paso y procedimiento es esencial para que ZEUS cloud ERP & POS comience a ser utilizado por los usuarios finales en producción, haciendo que la transición al nuevo sistema sea exitosa.
La dimensión de Implementación requiere el uso de diversas herramientas y métodos para la planificación, coordinación y supervisión de todas las actividades. El equipo de ZEUS cloud ERP & POS utiliza las siguientes:
- Grupos de WhatsApp
- Mesa de Servicios
- Plataforma de Ayuda
- Formulario de Datos de Contacto
- Google Meet
Para la dimensión de Capacitación, nuestro equipo se vale de la Plataforma de Ayuda + Sesiones Programadas, donde los usuarios pueden despejar cualquier duda, aprender y transferir información a sus colaboradores, con explicaciones, ejemplos y aplicación de los conocimientos adquiridos.
El objetivo es que los clientes tengan toda la información disponible del sistema y puedan instruirse sobre las funcionalidades y configuraciones ofrecidas, obteniendo las habilidades necesarias para utilizarlo de manera eficiente, aprovechando al máximo los beneficios de sus alcances y funciones, conforme el perfil de usabilidad y seguridad encuadrado en el tipo de acceso contratado.
Nada queda librado al azar cuando se trata de ofrecer un servicio de excelencia. En ZEUS cloud ERP & POS sabemos cómo hacerlo y tenemos en nuestro equipo a grandes profesionales que lo acompañarán desde el inicio del proceso y lo guiarán para hacer crecer su negocio.
