Llevar la contabilidad de una empresa tiene que tener una estructura organizada donde se clasifique todo tipo de registro financiero que hubo durante un período. Este tipo de herramienta, que recolecta esta información, es el Plan de Cuentas que permite realizar un análisis de la situación económica del negocio y tomar mejores decisiones con datos seguros.
En ZEUS cloud ERP & POS desde el Módulo Contabilidad > Gestión de Ejercicios, puede visualizar el Plan de Cuentas de su negocio, creando, modificando o eliminando las cuentas sumatorias o analíticas. Desde esta funcionalidad, puede analizar un listado detallado y sistemático de todas las partidas contables que tuvo su empresa.
Básicamente, el uso de un Plan de Cuentas es obligatorio, pero no es algo que sea un malgaste de tiempo, sino que éste ayuda a agrupar las cuentas de manera lógica donde se asegure coherencia entre los registros.
Además de llevar un seguimiento detallado de cada uno de los movimientos financieros, este sirve como una base para poder elaborar un balance general y adelantarse a la fiabilidad de las normas contables establecidas por el país.
Estructura del Plan Único de Cuentas
Dentro de ZEUS cloud ERP & POS se puede dividir el Plan de Cuentas considerando dos puntos principales:
Cuentas Sumatorias: las cuentas principales que agrupan las cuentas de menor detalle. Por ejemplo, la cuenta de "Activo Corriente" agrupa cuentas como "Caja", "Bancos" y "Clientes".
Cuentas Analíticas: se detalla información más específica sobre cada elemento. Por ejemplo, la cuenta "Clientes" puede tener subcuentas como "Clientes Nacionales" y "Clientes Internacionales", y dentro de estas se guardan los saldos finales, sea de un acreedor o deudor.
Importante: para lograr un balance de cuentas preciso, todos los asientos contables deben estar correctamente registrados, tanto en el debe como en el haber.
El Plan Único de Cuentas es una estructura estandarizada que puede ser utilizada por empresas de diversos sectores. La estructura del Plan Único de Cuentas organiza las cuentas en una secuencia específica para facilitar la comparación y el análisis. Esta estructura puede variar dependiendo de la normativa local, pero generalmente sigue un formato que incluye:
- Activos: Bienes y derechos de la empresa (por ejemplo, efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, etc).
- Pasivos: Deudas y obligaciones (por ejemplo, cuentas por pagar, préstamos, etc).
- Patrimonio: Capital y reservas de los propietarios.
- Ingresos: ventas, ingresos por servicios, etc.
- Gastos: sueldos, alquiler, suministros, etc.
Cómo Confeccionar un Plan de Cuentas
La elaboración de un Plan de Cuentas dependerá de varios factores, entre ellos el tipo de rubro, el tamaño de la empresa y las normas contables de la actividad específica de la empresa. Hay ciertas características dentro de un Plan de Cuentas:
Un Plan de Cuentas debe seguir un orden que vaya de lo general a lo particular, comenzando por categorías amplias y generales, y luego desglosando en cuentas más específicas.
En cualquier software ERP, la estructura del Plan de Cuentas tiene que ser modificable para adaptarse a las necesidades cambiantes que surgen dentro de una empresa. Aunque los sistemas de gestión automatizan tareas y recopilan datos automáticamente, siempre es importante que la estructura permita la modificación o eliminación de detalles según sea necesario. Además, tener flexibilidad es fundamental para adaptarse a nuevas regulaciones, cambios en la estructura organizativa, o ajustes en los requerimientos financieros que pueden surgir.
Cada cuenta debe estar ordenada dependiendo de su naturaleza. Esto facilita la identificación rápida y precisa de cada cuenta. El Plan de Cuentas se integra principalmente en dos tipos de cuentas: Las Cuentas Sumatorias que se utilizan para analizar el balance general y proporcionar una visión general de la situación financiera de la empresa. Y las Cuentas Analíticas que agrupan y detallan componentes específicos como la caja, cuentas por cobrar, y otros detalles importantes.
Un Plan de Cuentas debe ser íntegro, ya que debe mostrar todos los movimientos de las cuentas reales para registrar cada hecho contable sin omitir ningún detalle. También debe seguir un orden preestablecido en la clasificación de las cuentas según su naturaleza.
Con un enfoque sistemático se mejora la organización y transparencia de la información financiera, facilitando la obtención de datos reales y prácticos. Al seguir un sistema ordenado, la empresa puede generar informes precisos y eficientes, y realizar análisis financieros detallados.
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Normas y Regulaciones Contables
Aunque cada país tiene sus propias normativas contables, una empresa que exporta debe familiarizarse conlas Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF/IFRS), ya que estas normas están diseñadas para ser compatibles con las normativas locales, como los principios contables generalmente aceptados (GAAP), facilitando así la integración y comparación de la información financiera a nivel global.
Además, las compañías deben asegurarse de que cumplan con las leyes fiscales y tributarias, y con el uso de un Plan de Cuentas este tipo de obligaciones suele reflejar esos requerimientos, lo cual hace más fácil el trabajo. Con el uso de un software de gestión como ZEUS cloud ERP & POS este tipo de tareas se automatizan, optimizando el trabajo de las empresas.
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Otro factor a tener en cuenta son las regulaciones específicas de cada sector o rubro, en donde las regulaciones bancarias o aseguradoras dan las especificaciones al respecto. Implementar un software ERP & POS permite que se lleve un mejor control de todas las transacciones y gestiones diarias de un negocio, haciendo así que las normas contables vigentes sean correctamente cumplidas.
