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Plantillas de Venta: la facilidad al alcance de su mano

Los tiempos en una empresa suelen ser tiranos, y es por eso que buscar soluciones y simplificar tareas se vuelve algo necesario. Llega un momento que las planillas de Excel se acumulan y se pierden datos, e incluso, resulta muy complicado poder tener un control cronológico sobre estos.
Si su tiempo es valioso entonces debes considerar la idea de integrar un ERP a su vida comercial. La decisión de tener una gestión eficiente y obtener resultados óptimos en un lapso corto de tiempo sólo depende de usted.

¿Y para qué sirven las plantillas de venta?

Las plantillas de ventas tienen varias funciones
  • No duplican los comprobantes de venta ya emitidos.
  • Simplifican la carga de los productos.
  • Permiten cargar listados de productos y editarlos.
  • Reducen el tiempo de creación de cotizaciones, pedidos, remitos y facturas.
Todo esto y más permite que haya una gestión centralizada dentro de una empresa, algo que las plantillas de Excel no nos facilitan el dato duro dentro de un mismo lugar, y con filtros especializados para encontrar información a unos pocos clics. Con un ERP toda la información está organizada y en un único lugar. Utilizar la plantilla de venta en un ERP tiene varios beneficios. Uno de éstos es que agiliza el proceso de carga de artículos en los pedidos y facturas, permitiendo que sea más rápido, eficiente y minimice el riesgo de error. En los ERP, al tenerlos los procesos integrados, permite conocer la disponibilidad de productos y registrar los asientos contables que se van a modificar automáticamente cuando se carga cualquier transacción dentro del sistema.

Tipos de errores comunes al utilizar plantillas de venta y cómo evitarlos

  • No actualizar información de forma regular: Si no se realizan los cambios periódicamente en los precios o los detalles de los clientes se van a continuar emitiendo comprobantes de venta que no serán de garantía.
  • Plantillas genéricas: es recomendable que cada empresa adapte una plantilla, ya que una común no sirve de igual manera. Un ERP permite personalizar las plantillas y dar los datos que son más necesarios para la empresa en el momento de emitir una factura o cualquier otro comprobante de venta. 
  • Falta de respaldo: al igual que se debe realizar actualizaciones periódicamente, también sucede cuando debemos hacer respaldos de forma regular. Para no perder este tipo de datos, lo mejor es utilizar un sistema de ERP cloud que garantice accesibilidad y protección en cualquier momento.
  • No capacitar al personal: la mayoría de los errores operativos con los usos que se les da a los ERP están en el boca a boca de los usuarios. Es recomendable capacitarlos con un equipo profesional para asegurar el correcto funcionamiento del servicio contratado.

¿Cómo adaptar plantillas de venta a diferentes sectores?

Sabemos que cada sector tiene sus propias particularidades, es por eso, que aunque los sistemas de ERP son el mismo para todos una vez contratados, pueden haber funcionalidades que sirven a un rubro más que a otro. Esto tiene como beneficio que el sistema ERP permite una rápida adaptabilidad a las demandas constantes. La adaptabilidad en esta época es clave y encontrarla en un proveedor de servicios tecnológicos aún más. La plantilla de venta no puede quedar atrás, esta debe satisfacer las necesidades de cada empresa o rubro.  ¿Y qué sucede con las normativas específicas por sector? Los ERP se configuran para garantizar que cumplan con los requisitos legales del sector, automatizando procesos y prácticas comunes, además de generar comprobantes de venta con las regulaciones vigentes.

¿Y por qué no Excel?

Enfrentar un negocio con toda la información importante dentro de un Excel hace que sea muy difícil poder llevar un control certero de nuestro negocio. Lo más viable es contratar un software ERP para poder tener un registro de todo lo que sucede dentro de nuestra empresa y puntos de venta.

Hay operaciones complejas para realizar en Excel. Quizás se tiene varios puntos de venta con diferentes ubicaciones o diversas líneas de producto, entre otras cosas. Estos datos y muchos más pueden estar propensos a un error al usar Excel.

El ERP a diferencia del Excel permite automatizar procesos, reduciendo la posibilidad de errores humanos y ahorrando tiempo. Además de que Excel no es un sistema escalable a lo largo del tiempo, por lo tanto, éste no permitirá tener un análisis de datos confiable.

La seguridad de los datos es uno de los valores más importantes de una organización, y más dentro de estos tiempos. Un ERP tiene medidas de seguridad robustas para proteger información sensible, en cambio la seguridad en una planilla de Excel va a depender del usuario.

Conozca más sobre esta funcionalidad:

“Planilla de Ventas”

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