En la gestión de un negocio, la cantidad de información disponible es abundante. El problema no suele ser la falta de datos, sino qué se hace con ellos. Y, sobre todo, cómo se comunican. Los reportes por sí solos no generan acción. Lo que genera acción es el storytelling, el relato que se construye a partir de esos datos.
El equipo de Comunicación tiene el desafío de transformar los hallazgos en historias claras, comprensibles y útiles, tanto para facilitar mejores decisiones internas como para comunicar el valor del negocio hacia el exterior.
En este contexto, el storytelling es una herramienta clave para las empresas que buscan consolidar una comunicación corporativa sólida, coherente y alineada con un crecimiento ordenado y estratégico.
El desafío de comunicar la información del negocio
Muchas empresas cuentan con reportes, tableros e indicadores actualizados, pero aun así sienten que:
- Las decisiones se toman “por intuición”.
- Los equipos no comparten una visión común.
- La información queda encerrada en gerencias o áreas técnicas.
- El valor del negocio no se logra transmitir hacia clientes, prospectos o socios.
Esto no significa que los datos estén mal, ni que los indicadores no sirvan. Significa que no están siendo comunicados de forma estratégica.
Desde la mirada de la comunicación, la información necesita contexto, jerarquía visual y un hilo conductor. Debe poder responder preguntas simples como:
- ¿Qué está pasando en la empresa?
- ¿Por qué es importante explicar esto?
- ¿Qué decisión habilita este hallazgo?
De la información al mensaje: el rol de la comunicación
El storytelling con datos no se trata de “maquillar números”, sino de ordenarlos para que cuenten algo relevante. Es una disciplina que cruza información, diseño y estrategia.
• No es análisis, es traducción
El rol de la comunicación no es profundizar en la fórmula, sino traducir complejidad en claridad. Un buen relato visual permite que cualquier persona, sin importar su perfil técnico, entienda la situación del negocio.
• No es estética, es intención
El diseño no está para “embellecer” reportes, sino para guiar, ordenar, destacar lo importante y eliminar ruido. Jerarquías, colores, tamaños y disposición no son decisiones arbitrarias: construyen significado.
"El diseño visual como reflejo de la evolución tecnológica"
• No es contar todo, es contar lo relevante
Un error frecuente es querer mostrar toda la información posible. El storytelling efectivo selecciona, prioriza y conecta solo lo que aporta valor a la historia que se quiere contar.
Construir un storytelling a partir de la información de tu empresa
1. Definir el objetivo antes que el indicador
Antes de visualizar datos y analizarlos, es clave preguntarse:
- ¿Qué quiero comunicar?
- ¿A quién?
- ¿Qué decisión debería surgir de esta información?
Un mismo dato puede contar múltiples historias según el objetivo. No es lo mismo comunicar los resultados a un equipo interno que mostrar el rendimiento del negocio a un inversor, o presentar los avances de determinada área de la empresa en redes sociales para que el público general los conozca.
2. Ordenar la información en un relato visual
Una historia tiene inicio, desarrollo y cierre. Lo mismo debería pasar con los datos.
Por ejemplo:
- Contexto: visión general del período o situación.
- Núcleo: indicadores clave que explican qué está sucediendo.
- Conclusión: tendencias, alertas u oportunidades.
El diseño de tableros y reportes cumple un rol central en este proceso: ayuda a que la lectura sea intuitiva y progresiva, no caótica.
3. Convertir datos en una narrativa con mensajes accionables
Un buen storytelling con datos no termina en un número, termina en una acción posible.
Algunas preguntas que ayudan:
- ¿Este dato confirma algo que ya se sabía?
- ¿Alerta sobre un desvío?
- ¿Abre una oportunidad de mejora o crecimiento?
Cuando los insights están bien comunicados, las decisiones se aceleran y los equipos se alinean.
Cómo ZEUS ERP & POS acompaña tu storytelling
Para contar buenas historias se requiere información confiable, ordenada y accesible. En ese punto, el rol del sistema de gestión es clave. ZEUS ERP & POS permite centralizar todas las operaciones del negocio en métricas y presentarlas de forma clara a través de:
- Tableros de control que brindan una visión general del estado del negocio.
- Reportes personalizables, pensados para distintos perfiles y necesidades.
- Indicadores clave que ayudan a entender tendencias y tomar decisiones a tiempo.
Esto habilita algo fundamental: todos los involucrados trabajan sobre la misma versión de la realidad. La información deja de ser fragmentada o interpretada de forma aislada, y pasa a convertirse en un insumo estratégico para comunicar, planificar y crecer.
Cuando la documentación está bien presentada, no necesita una explicación constante. En ZEUS, los tableros y reportes son visualmente claros, fáciles de interpretar y útiles, tanto para la gestión diaria como para el análisis estratégico. Esto cambia la forma en la que las empresas leen su propio negocio.
Abordar los datos desde un enfoque comunicacional tiene un impacto real en el negocio porque mejora la relación interna entre áreas, facilita el seguimiento de objetivos, reduce interpretaciones erróneas, refuerza la cultura de decisiones basadas en información real y ayuda a explicar el negocio hacia afuera con mayor claridad.
Storytelling con datos en la comunicación externa
La información interna bien organizada no solo sirve para decidir mejor, también puede transformarse en un recurso de comunicación externa.
Casos de éxito, resultados, evolución del negocio y crecimiento sostenido. Todo eso nace de datos, pero se convierte en relato cuando está bien trabajado.
Desde la comunicación y el diseño, el desafío es tomar esos registros y convertirlos en mensajes que:
- Generen confianza.
- Refuercen el valor de la marca.
- Demuestren profesionalismo y orden.
- Acompañen procesos comerciales y de fidelización.
"Marketing de contenidos para comunicar el valor de tu negocio"
Cómo se construye el storytelling con datos
Contar una historia implica una estructura narrativa que transforme la información en significado. Las narrativas efectivas combinan elementos clásicos del storytelling con señales claras que los datos pueden aportar. Al trabajar con resultados de indicadores, estas son algunas técnicas que ayudan a construir relatos comprensibles y persuasivos:
Primero, hay que identificar un arco narrativo básico. Una estructura muy útil es el modelo problema → solución → resultado:
- Plantear el problema o contexto a partir de los reportes disponibles.
- Mostrar qué solución o decisión se tomó, respaldada por indicadores y tendencias.
- Compartir el resultado o impacto, permitiendo cerrar el ciclo narrativo de forma clara y lógica. Esta estructura ayuda a que cualquier audiencia entienda no sólo qué sucedió, sino por qué importa y qué se logró al final.
Otra técnica común, especialmente útil cuando se trabaja con datos extensos, es empezar por lo más relevante para luego contextualizar. En narrativa esto se conoce como comenzar in medias res (en medio de la historia) y luego retroceder a explicar cómo se llegó allí. En el contexto empresarial, esto puede significar presentar primero un hallazgo clave, y luego mostrar cómo la documentación respalda ese insight.
La claridad visual y la jerarquía de la información son parte de la técnica:
- Definir qué datos son protagonistas y cuáles son secundarios.
- Elegir visualizaciones apropiadas según el mensaje (líneas para tendencias, barras para comparaciones, etc.).
- Usar texto narrativo para conectar visualizaciones y construir sentido en cada transición del relato.
Un buen storytelling mezcla una estructura narrativa sólida, una selección intencional de información y una comunicación visual clara, para que cada elemento de la historia trabaje al servicio del mensaje que se quiere transmitir.
La inteligencia artificial como aliada para el storytelling
Cuando la información crece en volumen y complejidad, leerla con claridad se vuelve un desafío. En este contexto, la inteligencia artificial ayuda a ordenar, resumir e interpretar grandes cantidades de datos. Siempre como apoyo al criterio humano, no como reemplazo.
La IA permite acelerar procesos que antes llevaban más tiempo: detectar patrones en métricas, comparar períodos, identificar variaciones relevantes o sintetizar indicadores dispersos. Esto no significa que “cuente la historia”, sino que ayuda a encontrarla.
Existen herramientas de inteligencia artificial que colaboran en tareas como resumir información extensa y compleja, señalar tendencias o cambios significativos, sugerir focos de análisis o preguntas estratégicas, y transformar datos en borradores de mensajes o insights iniciales.
Algunas de las herramientas de IA, disponibles en el mercado, son:
- ChatGPT: útil para resumir reportes, detectar patrones generales y transformar información en borradores de mensajes o insights comunicables.
- NotebookLM (Google): permite cargar documentos, reportes o PDFs y obtener resúmenes, explicaciones y conexiones entre datos.
- Microsoft Power BI (funciones de IA): ofrece resúmenes automáticos en lenguaje natural y explicaciones de indicadores y gráficos.
- Sourcetable: facilita la lectura y análisis de información mediante lenguaje natural, ideal para explorar reportes sin conocimientos técnicos avanzados.
- Powerdrill AI: orientada a convertir archivos de métricas y KPIs en insights, visualizaciones y resúmenes listos para comunicar.
A pesar de la existencia de este tipo de ayuda, el rol del equipo humano sigue siendo central. La comunicación define qué se cuenta, la estrategia determina para quién y con qué objetivo, y el diseño decide cómo se presenta. La IA acompaña ese proceso, pero no reemplaza la mirada profesional.
En este sentido, contar con un sistema como ZEUS ERP & POS, que centraliza y organiza la información del negocio, es clave. Cuando los datos están ordenados y disponibles, se convierten en una base sólida sobre la cual interpretar, comunicar y construir relatos que ayuden a tomar mejores decisiones y a transmitir el valor real del negocio.
Transformar información en decisiones estratégicas
Las empresas no necesitan más información, necesitan mejores relatos construidos a partir de ella.
El storytelling es una herramienta que ordena el negocio, alinea a los equipos y comunica valor de forma clara y consistente. Cuando la información se gestiona desde un sistema como ZEUS ERP & POS, ese proceso se vuelve más simple, más accesible y más accionable.
Porque entender los datos permite decidir mejor, y comunicar esas decisiones con claridad fortalece la estrategia, la cultura interna y la proyección del negocio.
