¿Continúa haciendo el cierre contable mensual de manera manual? Si una empresa sigue dedicando tiempo a realizar el cierre financiero de ésta manera, advertimos que es hora de actualizarse y comenzar a utilizar un ERP que permite automatizar procesos. Utilizar un sistema de gestión le permite mejorar el rendimiento y reducir errores en cualquier tipo de compañía.
Por lo general, el equipo de finanzas puede llegar a tardar hasta 6 o 10 días laborables en realizar el cierre contable, lo cual, a nivel anual serían 3 meses de tiempo perdidos en una tarea que podría estar automatizada.
Desde ZEUS cloud ERP se puede bloquear la registración de transacciones previas a la fecha de cierre indicada, con el objetivo de realizar las auditorías contables directamente desde el sistema. Desde el Módulo Contabilidad > Cierre de Mes Contable puede preparar al sistema para iniciar un cierre financiero estableciendo la empresa asociada al sistema y la fecha de cierre.
Cierre Financiero ¿Qué Es?
Un cierre mensual es un informe financiero que se realiza al final de un período determinado, donde se registrando todos los movimientos de ingresos y egresos para estipular en los libros contables la conciliación de todas esas transacciones. El cierre contable puede ser en el mismo día, por ejemplo, los casos de un pequeño negocio que hace cierre de caja, o a nivel mensual o anual para conocer lo que sucedió en todo ese tiempo a nivel contable en la empresa.
Tener un registro del cierre contable permite visualizar la información financiera de la empresa, conociendo cuáles son los activos y pasivos comunes, manteniendo los registros al día para posibles auditorías. Además, ayuda a conocer cuáles son los mayores gastos de la empresa, si hubo pérdidas o ganancias, como también prevenir problemas mayores.
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Realizar un Correcto Cierre Contable Mensual
Los informes financieros mensuales correctamente hechos permiten hacer más fácil y preciso el cierre anual. La elaboración de los balances permite generar estados financieros y conocer los resultados del flujo de efectivo. Este tipo de proceso es de obligación fiscal, que si una empresa no los tiene en el momento de una auditoría puede percibir una sanción.
Los estados financieros que se generan en los cierre de caja proporcionan datos que ayudan a la toma de decisiones sobre inversiones, gastos y otras estrategias de crecimiento.
Durante el cierre de caja, se deben considerar todas las cuentas contables, incluyendo las cuentas de activo, pasivo, de patrimonio y de resultado. La cuenta activa habla de los recursos económicos de la empresa, desde el inventario, las propiedades, el efectivo, etc. Las cuentas pasivo son las obligaciones de la empresa como los préstamos, impuestos, etc. La cuenta de patrimonio representa la inversión de los propietarios en la empresa, y la cuenta de resultado muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo determinado.
Básicamente, las cuentas activas y pasivas son las principales a revisar cada mes, ya que son las que más perciben grandes fluctuaciones. Por lo tanto, siendo precisos en su control, se garantiza que los saldos y los ajustes hayan sido realizados correctamente.
Los pasos para asegurar que el cierre contable se haya realizado correctamente incluyen:
- Comparar el balance contable con el libro diario para confirmar que todos los registros sean precisos y que no existan errores en las transacciones.
- Realizar un conteo detallado de las existencias no vendidas para asegurar que los registros de inventario coincidan con el inventario físico.
- Evaluar todas las deudas y créditos pendientes de cobro para garantizar que se reflejen correctamente en los estados financieros y se gestionen adecuadamente.
- Revisar y ajustar los gastos e ingresos registrados en el patrimonio neto, incluyendo las correcciones necesarias por periodificación para reflejar con precisión la situación financiera.
- Realizar los asientos contables necesarios para el cierre del período contable y preparar el asiento de apertura para la nueva etapa, asegurando que todos los saldos iniciales sean correctos.
Cierre de Caja en Empresas con Sucursales
Para las empresas multisucursales, el proceso de cierre de caja debe ser lo más estandarizado posible para obtener una coherencia en la información. Hay ciertas consideraciones que pueden utilizarse para poder llevar un cierre contable de sucursales de la mejor manera posible:
- Cada sucursal debe tener hecha una segmentación de clientes para poder conocer el comportamiento y patrones de compra, y así tomar decisiones respecto al stock de inventario que pueden ser beneficiosos para el negocio, entre otro tipo de estrategia.
- Establecer de manera detallada un cronograma para que cada sucursal realice de manera oportuna los balances y cierres contables.
- Cada una de las sucursales debe tener un punto de cierre único donde se conozcan los estados financieros con una misma fecha de corte.
