En la gestión de pedidos a proveedores, la claridad y precisión son fundamentales. Con ZEUS cloud ERP puede conocer los comprobantes de compra, visualizando fácilmente los proveedores, importes de facturas y el estado de entregas, si fueron parciales o completas. Además, dentro de nuestro software de gestión puede revisar los detalles de las órdenes de compra pendientes, reflejando las fechas de emisión, códigos de artículo y condiciones específicas de cada transacción.
Los pedidos pendientes son una herramienta fiable para conocer con anticipación el stock que se tiene en un negocio y no llegar al momento de tener una falta de insumos o mercancías. Estos pedidos son los comprobantes de compra registrados que implican un compromiso del proveedor con la empresa al momento de comprar.
Desde ZEUS cloud ERP se busca que los negocios y compañías tengan una solución integral dentro de su gestión diaria. Dentro del Módulo Compras > Pendientes puede manejar este tipo de herramienta para tener más conocimientos sobre las mercaderías pendientes de entrega por parte de los proveedores a la empresa.
¿Cómo Contabilizar Facturas Pendientes de Recibir?
En el contexto de la gestión financiera de una empresa, es crucial contabilizar una factura incluso antes de recibir físicamente los productos. Para ello, se debe realizar un registro provisional que refleje esta obligación pendiente. Esta factura provisional debe incluir todos los detalles relevantes como los datos del proveedor, la descripción de la compra, fechas y cualquier otro detalle significativo. Este registro no solo sirve como comprobante contable, sino también como justificación en caso de necesitar realizar un reclamo respecto a la entrega o calidad de los productos.
Una vez recibida la mercadería, se debe liquidar la factura y ajustar el registro contable para poder llevar el control de la manera más rigurosa posible, evitando errores en la contabilidad. Con un software de gestión, este trabajo se simplifica, ya que una vez registrados los datos de la factura dentro del sistema, este mismo lo identifica y automáticamente realiza el movimiento contable.
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Las facturas pendientes u órdenes de pago pendientes pueden llegar a impactar en los estados financieros de un negocio, lo cual, el balance contable y otros informes, pueden no estar correctos. Es importante realizar análisis de reportes de manera periódica para tener un registro de lo pendiente y errores dentro de la gestión de una empresa.
¿Cómo Puede Afectar una Factura Pendiente a su Negocio?
Los pedidos pendientes pueden afectar directamente sobre el flujo de caja, ya que representan los retrasos por parte de los proveedores en la entrega de la mercancía. Estas demoras pueden afectar las ventas y la capacidad de cumplir con las entregas de pedidos de los clientes, lo que genera dificultades para cumplir con otras obligaciones financieras, como el pago de nóminas o alquileres.
Aunque algunas empresas utilizan los pedidos pendientes como una estrategia para asegurarse el stock de productos, un pedido pendiente también puede significar y generar un problema en el inventario si es que no hay suficientes mercaderías para satisfacer las demandas de los clientes.
En otros casos, una empresa también puede depender de materias primas o componentes que sean esenciales para la fabricación de sus productos, lo cual el retraso en la recepción de estos artículos pueden causar problemas significativos en la producción, afectando los plazos de entrega a los clientes y generando costos adicionales como consecuencia.
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La manera para solucionar estas cuestiones o reducirlas lo mayor posible, son múltiples:
- Establecer y hacer cumplir las políticas de pago y entrega de productos.
- Con el uso de un sistema ERP que le informe cuando el stock de un producto o componente está por acabarse, permitiendo realizar un pedido con anticipación.
- Comunicación y relación sólida con clientes y proveedores.
- Conocer y supervisar el inventario de manera periódica para poder identificar artículos que tienen un alto nivel de demanda o riesgo de agotarse. Este tipo de cuestión puede conocerla tomando la información obtenida del sistema ZEUS cloud ERP en el Módulo Reportes.
Utilizar un software de gestión es fundamental para mantener un control preciso de todas las operaciones de una compañía. Esto permite tener una visión integral de la gestión y optimizar el flujo de trabajo en todos los departamentos.
