En los tiempos que corren, los datos transformados en información son la clave para agregar valor al negocio. Por ese motivo, es fundamental utilizar Sistemas de Información que brinden apoyo y faciliten el proceso de toma de decisiones empresariales.
¿Qué es un Sistema de Información y Para Qué sirve?
Un Sistema de Información es un conjunto de partes interrelacionadas que trabajan a la par para recopilar, procesar, almacenar y distribuir datos, que transformados en información sirven para apoyar la toma de decisiones, el control y la coordinación en una organización. Estos componentes pueden incluir hardware, software, bases de datos, redes, personas y procedimientos.
Como dice la definición, los Sistemas de Información permiten recopilar datos entre las distintas partes de una misma organización, con la finalidad de tener una visión integral de todos los procesos y permitiendo la toma de mejores decisiones.
Las principales características de un sistema de información son las siguientes:
- Organización: debe haber un órden de manera lógica y estructurada para que puedan funcionar eficiente y efectivamente.
- Integración: los diferentes componentes deben estar integrados entre sí para garantizar la coherencia y consistencia de los datos.
- Accesibilidad: deben permitir acceder a la información de manera rápida y fácil a los usuarios autorizados.
- Fiabilidad: los Sistemas de Información deben ser confiables, es decir, deben funcionar correctamente y producir resultados precisos y consistentes.
- Relevancia: los datos proporcionados deben ser relevantes y útiles para los usuarios, de modo que puedan ayudarles a tomar mejores decisiones.
- Actualización: deben reflejar los cambios del entorno empresarial continuamente.
- Seguridad: los Sistemas de Información deben ser seguros, protegiendo la información confidencial y garantizando la privacidad de los datos.
Estas son algunas de las características más importantes de un sistema de información, aunque pueden variar dependiendo del tipo y la finalidad del sistema en cuestión.
Softwares de Sistemas de Información
En la actualidad la utilización de un software es fundamental para un negocio. Un software es una aplicación que se puede utilizar con una pc, tablet o celular, que permitirá resolver una tarea o conjuntos de tareas (procesos).
Entonces, considerar utilizar un software como herramienta para resolver procesos empresariales y mejorar nuestro Sistema de Información es una buena opción para mejorar un negocio.
¿Qué Tipos de Softwares Dan una Solución a los Sistemas de Información?
Existen varios tipos de softwares que ofrecen soluciones a los Sistemas de Información. Estos son algunos de los más conocidos:
ERP (Enterprise Resource Planning)
Software que integra y gestiona los procesos de negocio, como la contabilidad, recursos humanos, inventario, ventas, compras, inventario, finanzas, entre otros. Es la columna vertebral de los procesos de negocio de una empresa, en la que se almacena y procesa todo lo relacionado al flujo económico y financiero de ésta.
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CRM (Customer Relationship Management)
Otro software que ayuda a gestionar, pero en este caso las relaciones con los clientes, incluyendo la gestión de contactos, ventas y marketing. Este permite tener control sobre el flujo de interacción de los clientes, desde el primer contacto hasta el cierre de la venta; muy útil para calcular la tasa de conversión de un prospecto o posible cliente.
BI (Business Intelligence)
Software que ayuda a recopilar, analizar y presentar datos para apoyar la toma de decisiones empresariales. Procesa toda la información reunida y muestra indicadores de gestión en función del análisis que desee hacer la gerencia.
SCM (Supply Chain Management)
Un software que ayuda a gestionar y optimizar la cadena de suministro de una empresa. Éste busca mejorar los procesos de producción y logística.
HCM (Human Capital Management)
Software que colabora con la gestión de los recursos humanos de una empresa, incluyendo la gestión de empleados y nóminas. Éste permite mejorar la comunicación con el capital humano.
DMS (Document Management System)
Software que ayuda a gestionar documentos digitales, como archivos, formularios, entre otros. Sirve para resguardar los datos ordenados.
WMS (Warehouse Management Systems)
Estos sistemas se centran en la gestión y control de inventarios en almacenes, optimizando el flujo de trabajo y la precisión de los inventarios.
Datos Transformados en Información
Un dato es una descripción básica y objetiva de algo que puede ser almacenado, procesado y transmitido. Los datos por sí solos no tienen significado intrínseco, pero cuando se organizan y se interpretan adecuadamente, pueden convertirse en información que puede utilizarse para tomar decisiones o realizar análisis.
Por ejemplo, el número 2 ¿es un dato? Sí, representa un número pero, ¿es información? No sin el contexto o con algún dato cualitativo. Si fueran dos sucursales o dos almacenes ya se le estaría agregando esa característica adicional, que dependiendo de lo que se quiere analizar se transformaría en información.
Siguiendo el ejemplo anterior, éste puede ser analizado como un negocio en crecimiento. Y si una empresa tiene dos almacenes se podría interpretar como que se dedica a la compra y almacenamiento de artículos físicos.
¿Qué es un Proceso Empresarial?
Un Proceso Empresarial es una serie de pasos o acciones que se llevan a cabo dentro de una compañía para lograr un objetivo específico. Los procesos suelen tener un inicio, un desarrollo y un fin, y pueden estar compuestos por una secuencia de actividades o tareas interrelacionadas.
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Los procesos pueden ser parte de diversas áreas, como la producción, la gestión, la organización, entre otros, y se utilizan para lograr resultados específicos de manera eficiente y efectiva.
Automatización de Procesos
A través de las diversas soluciones que brindan los softwares (ERP, CRM, WMS, etc) sobre los Sistemas de Información, no sólo pueden integrar todas las partes del negocio (ventas, compras, logística, entre otros), los procesos y los datos que surgen de la puesta en marcha de una empresa. Si no que además permiten a los negocios ser más eficientes, ya que estas herramientas buscan disminuir el riesgo de error en la registración de datos, es decir, que sean cada vez más automáticos y requieran menos procesos manuales.
Esto permitirá ganar tiempo y que el recurso humano pueda ser aprovechado en resolver otras tareas menos automatizables, como por ejemplo, el análisis de los datos y la toma de decisiones.
Los Sistemas de Información Vistos como una Inversión Empresarial
Un Sistema de información puede brindar numerosos beneficios, como mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad, facilitar la toma de decisiones, mejorar la comunicación interna y externa, optimizar los procesos empresariales, y proporcionar una ventaja competitiva en el mercado.
La velocidad del dato transformado en información es lo que hoy separa empresas obsoletas de empresas con futuro de mercado competitivo; contrastemos dos tipos de empresas; una empresa que no usa un software de gestión y realiza todas las tareas manualmente en papel; o una empresa que habiendo invertido alguna vez en un sistema de información su versión quedó tecnológicamente obsoleta por el paso del tiempo y al no ser cloud es asincrónica ; y comparemos estas dos con una empresa que usa un software de gestión cloud e integrado para automatizar todos los procesos y transformar en tiempo real sus datos en información para la toma de decisiones sobre sus propios procesos estratégicos, tácticos y operativos en tiempo real
En síntesis, la inversión en un Sistema de Gestión cloud, transformador de datos en Información correctamente implementado es la herramienta más poderosa para automatizar procesos y mejorar el desempeño general, siendo la base de sustentación para alcanzar el éxito de mercado de una empresa en el tiempo.
Juan Pablo Avalos Peralta
Ejecutivo de Servicio de Onboarding
