A la hora de llevar adelante una empresa hay ciertos documentos, como la Prefactura, que permite dar a los clientes un estimativo de los costos de los bienes o servicios. Esto no sólo mejora la relación con el cliente, sino que permite tener disponible una instancia en el proceso de emisión o registración de la factura.
Utilizando la función Prefactura de ZEUS cloud ERP mejorará procesos de facturación, haciendo un control más eficaz en las ventas a la hora de emitir facturas. Para poder utilizar esta funcionalidad debe ingresar al Módulo Ventas > Comprobantes Manuales > Factura.
Prefactura ¿Qué es?
El control dentro de un negocio es fundamental para el éxito de éste. Simplificar procesos y optimizar recursos tiene que ser uno de los objetivos principales de una empresa, y con el uso de un ERP, como ZEUS cloud ERP, permite que sea aún más fácil conseguir una diferencia en todas las operaciones del negocio.
Las Prefacturas, en el ámbito fiscal, están respaldadas por la normativa del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y se conocen como "Prefacturas SAT". Estas deben cumplir con ciertos requisitos y formatos establecidos por el SAT para garantizar la validez legal y fiscal.
La diferencia entre Prefactura y Factura es que la primera sirve como una estimación o anticipo de la factura final, la factura es el documento oficial que detalla la transacción completa.
Ambos documentos deben estar alineados en términos de información y montos para evitar confusiones y conflictos con los clientes.
Otra de las diferencias es que la Prefactura es un documento no fiscal, el cual permite registrar comprobantes y editarlos cuantas veces sea necesario. Cuando se decide hacer la conversión de la Prefactura a una factura, ya ésta última tendrá validez fiscal.
Prefactura Formato y la Importancia de un Software ERP
Todo tipo de documento legal debe tener de forma clara y concisa la información del producto o servicio proporcionado. Cuando se utiliza ZEUS cloud ERP, éste posibilita que la persona encargada de controlar sea el que hace el proceso de facturación.
El software de gestión permite mantener un registro organizado de todas las transacciones, permitiendo así la minimización de errores. Además, esto ayuda cuando se solicita documentación fiscal, ya que ésta se halla más fácil de poder conseguir y gestionar.
Recuerde que la Prefactura es una herramienta estratégica para empresas que quieren establecer relaciones comerciales sólidas y transparentes
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Cómo Hacer una Prefactura en Excel: Un Enfoque Práctico
Si todavía continúa utilizando Excel para manejar el control de las transacciones de su empresa tiene que dejar la información de la Prefactura o Factura lo más detallado posible, mientras más columnas tenga más viable va a ser el archivo a largo plazo.
Lo más importante a tener, en este caso, es la descripción del producto o servicio, cantidad, precio unitario y total. En otras columnas, dependiendo el rubro, debe colocar características del producto o detalles del lote para hacer con Excel una herramienta de búsqueda más útil. Si le suma el uso de cálculos podrá hacer con éste un proceso más llevadero.
De igual manera, siempre es recomendable utilizar un sistema de gestión para poder llevar a cabo todo tipo de información y automatizar los procesos de su empresa.
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Cómo es un Proceso de Facturación
Cuando se utiliza un software de gestión todos los procesos se agilizan, incluso la creación del documento. En ésta se debe detallar de forma clara todo tipo de información: del cliente, del proveedores de servicio o bienes, descripción de lo que se esta realizando o vendiendo, precios, cantidades, y cualquier tipo de impuesto u otra información aplicable.
Una vez que se confirma que los datos son los correctos, y se le envía al cliente o proveedor, es recomendable tener un registro y almacenamiento de todos los documentos emitidos. Este paso, como los anteriores y los que continúan, un software ERP realiza de forma digital todo estos procesos, lo cual es un gran beneficio para automatizar y optimizar tiempos.
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El proceso de facturación continua sirve, en el momento que se debe realizar un seguimiento de los documentos emitidos, para corroborar que los plazos de cobro estén al día. En este caso, ZEUS cloud ERP tiene la posibilidad que un contador o encargado de finanzas pueda llevar el seguimiento a través del software.
“Prefactura”
