En los tiempos que corren, los datos transformados en información son la clave para agregar valor al negocio. Por ese motivo, es fundamental utilizar sistemas que brindan apoyo y dan sustento a las estrategias empresariales de manera continua.
La toma de decisiones es un proceso de selección en el cual se evalúa, entre varias alternativas, cuál es la solución más adecuada u óptima para lograr el resultado deseado. Por ejemplo, ¿Qué acciones tomar para incrementar en un 3 % las ventas? ¿Cómo reducir la tasa de baja de clientes (churn) al 1%?
Para poder hacerse estas preguntas y saber cuál es el objetivo que se busca cumplir, en primera instancia hay que saber cuál es el estado de la situación actual. Para eso, es necesario contar con los datos que permitan tener una mirada integral del negocio.
El proceso de toma de decisiones puede ser más o menos eficiente según las herramientas utilizadas. Por eso, es fundamental que las personas responsables de definir estrategias cuenten con información confiable. De lo contrario, existe un mayor riesgo de realizar diagnósticos erróneos sobre el estado de salud del negocio debido al uso de datos incompletos o sesgados.
¿Qué es un sistema de información y para qué sirve?
Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que trabajan a la par para recopilar, procesar, almacenar y distribuir datos que sirven para la toma de decisiones, el control y la coordinación en una organización. Estos componentes pueden incluir hardware, software, bases de datos, redes, personas y procedimientos.
Características principales
- Organización: tiene que haber un orden lógico y estructurado para que puedan funcionar de forma eficiente y efectiva.
- Integración: los diferentes componentes deben estar integrados entre sí para garantizar la coherencia y consistencia de los datos.
- Accesibilidad: deben permitir acceder a la información de manera rápida y fácil a los usuarios autorizados.
- Fiabilidad: el software debe ser confiable, es decir, debe funcionar correctamente y producir resultados precisos y consistentes.
- Relevancia: los datos proporcionados tienen que ser relevantes y útiles para los usuarios, de modo que puedan ayudar a tomar mejores decisiones.
- Actualización: deben reflejar los cambios del entorno empresarial continuamente.
- Seguridad: todas las herramientas deben ser seguras. Tienen que proteger la información confidencial y garantizar la privacidad de los datos.
Estas son algunas de las características más importantes, aunque pueden variar dependiendo del tipo y la finalidad del sistema en cuestión.
De datos aislados a información de valor
Un dato es una descripción básica y objetiva de algo que puede ser almacenado, procesado y transmitido. Los datos por sí solos no tienen significado intrínseco, pero cuando se organizan y se interpretan adecuadamente, pueden convertirse en información que puede utilizarse para tomar decisiones o llevar a cabo un análisis.
Por ejemplo, el número 2 ¿es un dato? Sí, porque representa un valor numérico. Pero ¿es información? No necesariamente. Para que ese dato se convierta en información, necesita un contexto. Si sabemos que el 2 representa la cantidad de sucursales de una empresa o el número de almacenes que posee, ese dato adquiere significado. A partir de ese contexto, puede utilizarse para analizar la situación y apoyarse para el desarrollo de mejores estrategias.
Automatización de procesos
A través de las distintas soluciones de software, como los ERP, CRM o WMS, los sistemas de información permiten integrar las diferentes áreas de una empresa, como ventas, compras y logística, junto con los procesos y los datos que se generan en sus operaciones diarias.
Además, permiten a los negocios ser más eficientes, ya que estas herramientas ayudan a reducir el riesgo de errores en el registro de datos al automatizar cada vez más los procesos y reduciendo las tareas manuales.
Esto permite ganar tiempo y que los equipos de trabajo puedan aprovecharlo para resolver otras tareas que requieren acciones humanas, como por ejemplo el análisis de los datos y la toma de decisiones.
¿Qué es un proceso empresarial?
Un proceso empresarial es una serie de pasos o acciones que se llevan a cabo dentro de una compañía para lograr un objetivo específico. Los procesos suelen tener un inicio, un desarrollo y un fin, y pueden estar compuestos por una secuencia de actividades o tareas interrelacionadas.
Los procesos empresariales pueden ser parte de diversas áreas, como la producción, la gestión, la organización, entre otros, y se utilizan para lograr resultados específicos de manera eficiente y efectiva.
Tipos de software para sistemas de información
En la actualidad, la utilización de un software es fundamental para un negocio.
Son herramientas que permiten automatizar tareas y optimizar la operación del negocio. Existen varios tipos de software. Estos son algunos de los más conocidos:
ERP (Enterprise Resource Planning)
Software que integra y gestiona todo tipo de procesos de una empresa: como contabilidad, recursos humanos, inventario, ventas, compras, finanzas, entre otros.
Funciona como la columna vertebral de la organización, centralizando la información y los procesos de las distintas áreas del negocio.
ZEUS ERP & POS es un ejemplo de ERP cloud diseñado específicamente para PyMEs, con módulos integrados de ventas, stock, contabilidad, CRM, punto de venta nativo y mucho más.
CRM (Customer Relationship Management)
Plataforma que ayuda a gestionar las relaciones con los clientes, incluyendo la gestión de contactos, ventas y marketing. Permite tener control sobre el flujo de interacción de prospectos, desde el primer contacto hasta el cierre de la venta; muy útil para medir la tasa de conversión, realizar seguimiento comercial y fortalecer las estrategias de fidelización.
Asimismo, estas soluciones contribuyen a la automatización de los procesos comerciales, ya que permiten visualizar el recorrido de los prospectos, identificar sus características y comportamientos, y segmentarlos de acuerdo con sus necesidades, intereses o perfil. Esto facilita la personalización de las acciones comerciales y mejora la eficiencia en la gestión de clientes potenciales.
BI (Business Intelligence)
Estas herramientas permiten recopilar, analizar y presentar datos para apoyar la toma de decisiones empresariales. Procesan información proveniente de distintas fuentes (ERP, CRM, ventas) y la presentan en dashboards e indicadores configurables según las áreas de análisis.
SCM (Supply Chain Management)
Un software que interfiere en la gestión y optimización de la cadena de suministro de una empresa. Busca mejorar los procesos de producción y logística.
HCM (Human Capital Management)
Software que colabora con la gestión de los recursos humanos de una empresa, incluyendo la gestión de empleados y nóminas. Esto permite mejorar la gestión del capital humano.
DMS (Document Management System)
Son herramientas que facilitan la organización, el control de versiones y el acceso a documentos digitales (archivos, formularios, contratos), centralizando toda la documentación de la empresa.
WMS (Warehouse Management Systems)
Los sistemas WMS se centran en la gestión de almacenes y en la administración de las operaciones logísticas que allí se desarrollan, incluyendo el control de inventarios, la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos y el despacho de mercancías. De esta manera, optimizan el flujo de trabajo, mejoran la trazabilidad de los productos y aumentan la precisión en la gestión de inventarios.
Los sistemas de información como inversión empresarial
Un sistema de información puede brindar numerosos beneficios, como:
- Perfeccionar la eficiencia operativa
- Aumentar la productividad
- Facilitar la definición de estrategias
- Mejorar la comunicación interna y externa
- Optimizar los procesos empresariales
- Proporcionar una ventaja competitiva en el mercado
La capacidad de transformar datos en información útil, y hacerlo oportunamente, es uno de los factores que hoy diferencia a las empresas más competitivas.
Beneficios de implementar un ERP
Algunos de los beneficios que propicia utilizar un sistema de gestión integral (ERP) son los siguientes:
- Brinda información contable y financiera integrada, de acuerdo con las normas contables y de auditoría vigentes.
- Centraliza toda la información de la empresa en un único sistema, convirtiéndose en la principal fuente de datos sobre sus productos, servicios y operaciones.
- Facilita el acceso y visualización de la información, permitiendo generar indicadores de gestión y mejorando la toma de decisiones.
- Automatiza los procesos de la organización, reduciendo tareas manuales y evitando la necesidad de utilizar e integrar múltiples sistemas.
- Incrementa la seguridad de la información mediante perfiles de acceso, de modo que cada usuario pueda consultar únicamente los datos que le corresponden.
- Permite adaptar los procesos de abastecimiento y suministro a las necesidades del negocio, contribuyendo al cumplimiento de los compromisos con clientes y proveedores.
- Organiza y estandariza los datos almacenados de forma ordenada y consistente, lo que mejora la calidad y confiabilidad de la información.
La implementación de sistemas de información permite a la empresa adecuarse a buenas prácticas y estándares relacionados con la configuración, documentación, pruebas y entrenamiento. Esto ayuda a alcanzar mayor eficiencia en los procesos y genera datos de mayor calidad.
Inteligencia artificial: la nueva capa de la toma de decisiones
Con los recientes avances en inteligencia artificial, cambió el paradigma en el proceso de toma de decisiones empresariales, ya que mediante estas potentes herramientas, que permiten analizar grandes volúmenes de datos, se puede potenciar y mejorar el proceso decisorio que antes dependía exclusivamente del análisis humano.
Un ejemplo concreto es ZEON, el asistente de IA nativo de ZEUS ERP & POS, que opera conectado a los datos reales del sistema para resolver consultas, asistir en la operación diaria y acelerar las decisiones, sin necesidad de salir de la plataforma.
La utilización de la IA en el software permite procesar y consolidar los datos de las operaciones del negocio. Si el flujo para la toma de decisiones se complementa con la inteligencia artificial, genera recomendaciones sobre las posibles soluciones ante un escenario y un objetivo deseado, permitiendo que las personas que deban tomar las decisiones optimicen los tiempos del proceso decisorio.
En la actualidad, existen herramientas tecnológicas que permiten optimizar el flujo de datos y su análisis para llegar a conclusiones y tomar decisiones más ágilmente. Por ejemplo, a través de plataformas de automatización como Make, n8n o Zapier, que permiten conectar el sistema con un agente de IA. El agente recibe datos del sistema, los analiza según instrucciones definidas (prompt) y genera un informe de gestión, un dashboard con los principales indicadores y una presentación que se envía automáticamente a los responsables de diseñar estrategias.
Integrar sistemas cloud con agentes de IA permite optimizar el proceso de toma de decisiones. El mercado exige elasticidad y versatilidad, por lo cual es fundamental adaptarse a estas nuevas prácticas y herramientas para ser más competitivo.
La inversión en un sistema de gestión en la nube, correctamente implementado, permite transformar los datos en información útil para la gestión del negocio. Complementada con agentes de IA como ZEON, la solución se convierte en un pilar para mejorar la eficiencia de uso del sistema.
