Llevar tu control del inventario físico en concordancia con lo que figura en tus canales de venta online se hace muy fácil si utilizas un sistema ERP. Con un software de gestión creas, aplicas y gestionas correctamente el stock desde un mismo sitio.
Este tipo de funcionalidad ayuda a que no se extravíen los productos. Además, puedes conocer y gestionar la valorización del inventario.
Tener un correcto control de inventario es el pilar fundamental de cualquier empresa de productos físicos.
Definición y alcance del control de inventarios
¿Qué es control de inventarios? Es el registro y conteo físico de la mercadería de una empresa.
Llevar un control preciso del stock con un software de gestión de inventarios permite conocer la cantidad de productos disponibles, su ubicación y el estado de los artículos en tiempo real.
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La importancia del control de inventarios
Con el uso de un sistema de gestión, el control de stock se automatiza. Entre los principales problemas que se evitan, se destacan los siguientes:
- Desabastecimiento: permite conocer qué productos necesitan reponerse rápidamente.
- Exceso de productos: evita el sobrestock, optimizando la rotación y la agilidad de los depósitos y almacenes.
- Errores humanos y desvíos: reduce pérdidas por movimientos no registrados, roturas o pérdidas de productos.
A diferencia de lo que se suele creer, el sobrestock no optimiza la agilidad en la gestión de los depósitos y almacenes. Además, genera una baja rotación de productos, lo cual puede afectar la rentabilidad del negocio de manera directa.
Una correcta gestión de almacenes, mejora la toma de decisiones con información precisa de lo que se debe comprar o vender, reduciendo el capital improductivo.
La disponibilidad de stock permite que las diferentes áreas del negocio trabajen de forma coordinada, según las necesidades de la empresa.
Métodos de control de inventarios: la clave para una gestión eficiente
Existen varios métodos para llevar un inventario físico y aprender cómo hacer un inventario eficiente. La elección de cuál utilizar dependerá de las características específicas de cada negocio, como por ejemplo, el volumen de ventas, la rotación del inventario, el presupuesto disponible, o el tipo de producto que se vende.
1- Sistema de inventario perpetuo:
Se registran todas las entradas y salidas de productos en tiempo real en el inventario. Lo positivo de este método es que la información está actualizada constantemente y de forma automática, pero es necesario contar con un sistema de gestión, lo cual requiere de una inversión inicial.
2- Sistema de inventario periódico:
Se realiza el conteo físico de manera periódica, mensual o trimestralmente. Al realizar este método no se obtiene información constante, pudiendo ocasionar un exceso de stock o un desabastecimiento.
Cómo hacer un control de inventario físico
La mejor decisión que se puede tomar para poder comenzar a controlar un inventario es definir cuáles son las necesidades de la empresa para poder seleccionar el método más adecuado para el control y valorización del inventario.
Es recomendable contar con un software para inventarios, dado que permite conocer en tiempo real el estado del stock. Aunque cabe destacar que el sistema de gestión no reemplaza la verificación física periódica, sólo la complementa.
En algunos casos, un stock llevado por un sistema de control de inventarios puede tener desvíos de información por errores generalmente humanos en la gestión de la mercadería, ya sea por rotura, pérdidas, movimientos no registrados u otros motivos.
Conteo cíclico
Para asegurarte de que tu inventario físico no tenga errores, puedes realizar conteos cíclicos. Aunque se enfocan en una parte reducida del stock total, funcionan como un sistema de inventario periódico breve y específico, que permite detectar desvíos de forma temprana.
Existen varias formas de hacer conteos cíclicos, el más utilizado es el Método ABC:
Se clasifican los productos en tres categorías (A, B y C) según el valor u otras cuestiones. Los de categoría A son los más importantes y necesitan más control, en cuanto los C, son los menos relevantes.
De esta forma, es posible identificar cuáles son los productos con mayor rentabilidad. Para lograrlo, se requiere un análisis detallado de los criterios de clasificación, ya que estos pueden variar de manera continua.
Valoración y gestión del inventario
Además de saber cuánto stock físico se tiene, una correcta gestión de inventario da a conocer el valor que representan los productos dentro de los activos de la empresa.
Para valorar la mercadería existen estos métodos:
1. Método LIFO:
Cuando el último producto en entrar es el primero en salir.
- Permite la alta rotación de inventario.
- Minimiza el riesgo de obsolescencia del stock.
La desventaja de este método es que, dependiendo del producto, un aumento en los precios puede elevar el costo de la mercadería, dificultando su comercialización. Además, es importante mencionar que en muchos países no se recomienda o no se acepta contablemente IFRS.
2. Método FIFO:
Se aplica a mercaderías que no tienen fecha de caducidad o que no pierden valor con el tiempo, ya que el primer producto en ingresar es el primero en salir.
- Genera una alta rotación del inventario.
- Evita la acumulación en los almacenes.
Si con el tiempo los productos bajan su valor, puede ser una pérdida para el negocio.
3. Método PPP:
Usualmente se llama “Promedio Ponderado” o “Promedio Ponderado por costo”. Lo que se busca en este método es el valor de mercadería “promedio”.
- El valor de mercadería por cada unidad se actualizará ante cada compra y será para todas las unidades en stock por igual, sin distinguir lote procedente.
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Sistemas de control de inventarios y ERP
Para asegurar que el inventario físico se mantenga confiable a lo largo del tiempo, puedes apoyarte en el sistema de gestión para controlar la mercadería y detectar desvíos de forma inmediata.
Un software como ZEUS ERP & POS brinda la posibilidad de un manejo eficiente, optimizando todos los procesos de la empresa y el control de stock.
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