Dentro del sistema ZEUS ERP & POS se pueden administrar chequeras asociadas a cuentas bancarias, simulando su versión física para facilitar su uso en transacciones. Desde Módulo Bancos > Chequeras, puedes visualizar todas las chequeras disponibles junto con los datos correspondientes.
Al seleccionar una chequera, se muestra el listado de cheques asociados. Los cheques en estado 'Disponible' pueden ser anulados, y es posible editar la chequera solo si no existen cheques fuera del nuevo rango definido.
Esta funcionalidad permite mantener un control detallado sobre el estado de los cheques emitidos de manera física, electrónica y los eCheq, identificando claramente cuáles están disponibles, anulados o eliminados. Su propósito principal es minimizar errores operativos, evitando especialmente el uso de cheques no válidos.
Además, el sistema de gestión ofrece opciones específicas para registrar el destino de los cheques una vez utilizados:
- Pasar a Depositado: Permite registrar que el cheque fue depositado en una cuenta bancaria de la empresa.
- Cobro de Cheques: Registrar que el cheque fue llevado al banco y cobrado en efectivo.
Importante: En todas las operaciones, los cheques se registran por su importe total. No es posible emitir cheques por valores parciales ni fraccionar su importe.
Chequeras y Gestión Empresarial
Una chequera es, básicamente, un talonario numerado emitido por una entidad bancaria que permite a una empresa o una persona realizar pagos mediante cheques físicos. Hoy en día, ya son pocos los lugares o personas que utilizan cheques, ya que se migró a métodos digitales más modernos. De igual forma, el cheque sigue siendo una herramienta vigente en algunos sectores y situaciones.
En un sistema de gestión como ZEUS ERP & POS, la chequera digital permite mantener una trazabilidad completa de cada cheque emitido, asegurando el control correlativo de los números de cheque y facilitando la gestión de los cierres contables periódicos. Al centralizar esta información en el sistema de gestión, se mejora la precisión del registro contable, se minimizan errores y se refuerza el control interno sobre los pagos.
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Cheques Rechazados
Aunque esta información no se gestiona directamente desde el sistema, es importante tener en cuenta las principales rechazo de un cheque
Recibir o emitir un cheque que posteriormente es rechazado, puede ser peligroso, ya que las consecuencias no solo son financieras, sino también legales y reputacionales. Estas son las causas comunes de un cheque rechazado:
- Fondos insuficientes.
- Fecha inválida o vencida.
- Firma no registrada o ilegible.
- Errores en el llenado del cheque.
Generalmente, cuando un cheque es rechazado, la entidad bancaria notifica a la persona o empresa, aunque esta notificación puede venir acompañada con cargos adicionales. En algunos países, la emisión de cheques sin fondos no solo genera un costo económico, sino que también hay consecuencias legales. Además, si el beneficiario no recibe el pago, esto afecta negativamente la reputación y credibilidad de la organización.
Para evitar este tipo de situaciones, es fundamental realizar conciliaciones bancarias de forma periódica, controlar constantemente los saldos disponibles y llevar un registro detallado de todas las operaciones. Contar con un sistema de gestión como ZEUS ERP & POS facilita considerablemente este proceso, permitiendo un seguimiento más eficiente de las cuentas y una mayor prevención ante errores o rechazos de cheques.
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Cheque vs. Transferencia: ¿Cuál Conviene Usar en tu Empresa?
Muchas empresas ya prefieren el uso de la transferencia por comodidad y porque el mismo usuario lo hace en un momento, lo cual lleva a muchas organizaciones a replantearse si migrar completamente al uso exclusivo de transferencias. Estas son las principales cuestiones a tener en cuenta:
Tiempo de acreditación:
Un cheque puede demorar entre 24 a 72 horas hábiles en acreditarse, mientras que una transferencia bancaria es inmediata, puede llegar a tardar tan solo unos minutos en algunos casos.
Seguridad:
Los cheques pueden perderse o ser falsificados, lo que representa un riesgo. En cambio, las transferencias bancarias ofrecen un nivel de seguridad más alto, incluyendo mecanismos como la doble autenticación.
Trazabilidad:
La trazabilidad de un cheque requiere un registro manual y cuidadoso. Las transferencias, al ser 100% digitales, son totalmente auditables y fáciles de rastrear. Incluso el comprobante puede enviarse en el momento a un número de WhatsApp o un correo electrónico.
Costos:
Emitir un cheque puede implicar costos adicionales, especialmente si es rechazado. Las transferencias pueden llegar a tener costos variables según el banco, aunque generalmente son menores.
Uso:
Los cheques suelen usarse para pagos programados o en contextos de relaciones comerciales formales. Por su parte, las transferencias bancarias son ideales para pagos ágiles, recurrentes o masivos.
Aunque las transferencias electrónicas se destacan por su rapidez y eficiencia, los cheques siguen siendo una herramienta válida en ciertos contextos formales, especialmente cuando el beneficiario prefiere un documento físico o se necesita diferir el pago. Por eso, es fundamental que un sistema de gestión ERP & POS pueda registrar y gestionar ambos métodos de pago, asegurando trazabilidad, control financiero y una operación más ordenada y segura.
"Chequeras"
