Llevar el control del inventario físico en concordancia con lo que figura en el software de gestión puede ser muy útil si utiliza un sistema como ZEUS cloud ERP, el cual puede crear, aplicar y llevar la gestión del stock correctamente.
Este tipo de funcionalidad ayuda a que no se extravíen productos, además de que permite saber cómo se debe revalorizar un lote o una cantidad de productos el cual deba percibir un aumento. Tener un correcto control de inventario es el pilar fundamental de cualquier empresa con productos físicos.
El inventario es el registro y el conteo físico de todos los bienes de una empresa en base a su mercadería. Llevar una correcta gestión de inventario permite que se pueda conocer la cantidad de productos disponibles, la ubicación y el estado de los artículos en tiempo real y en cualquier lugar con un software ERP como ZEUS cloud ERP.
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La Importancia del Control de Inventarios
Con el uso de un sistema de gestión, este tipo de acciones se automatizan y ayudan a que no haya problemas en el día a día de un negocio. Una de las principales cuestiones es que al tener un control de stock se evita el desabastecimiento, permitiendo conocer qué productos son los que se necesitan reponer rápidamente, ya que los clientes demandan más.
Tener un exceso de productos no es algo correcto, a diferencia de lo que se suele creer. Un sobre stock no permite una óptima agilidad en la gestión de los almacenes, y además hace que haya una baja rotación de productos, lo cual puede afectar la rentabilidad del negocio de manera directa.
Una correcta gestión de almacenes permite mejorar la toma de decisiones con información precisa de lo que se debe comprar o vender, reduciendo el capital improductivo. La correcta disponibilidad de los almacenes permite que las diferentes áreas de un negocio puedan funcionar en coherencia, dependiendo las necesidades de la empresa.
Métodos de Control de Existencias: Las Claves para una Gestión Eficiente
Hay muchos métodos los cuales permiten un control óptimo de la mercadería, cada uno tiene ventajas y desventajas, pero la elección de cuál utilizar dependerá de las características específicas de cada negocio, como por ejemplo, el volumen de ventas, la rotación del inventario, el presupuesto disponible, o el tipo de producto que se vende.
1- Sistema de Inventario Perpetuo: se registran todas las entradas y salidas de productos en tiempo real en el inventario. Lo positivo de este método es que la información está actualizada constantemente y de forma automática, pero se requiere contratar un servicio de un sistema de gestión, lo cual se necesita una inversión inicial.
2- Sistema de Inventario Periódico: cuando se realiza el conteo físico de manera periódica, puede ser mensual o trimestral. Al realizar este método no se obtiene información de manera constante, pudiendo generar un exceso de stock o un desabastecimiento.
En algunos casos, un stock llevado por un sistema de inventario perpetuo puede tener desvíos de información por errores generalmente humanos en la gestión de la mercadería, sea por rotura, pérdida de algún tipo, movimientos no registrados u otros. Para asegurar que siga siendo confiable en el paso del tiempo el inventario perpetuo, se puede apoyar con pequeños esfuerzos del sistema de inventario periódico para controlar la mercadería y encontrar desvíos para poder corregirlos.
Un ejemplo son los conteos cíclicos, que si bien apuntan a una parte pequeña de todo el stock, son conceptualmente un sistema de inventario periódico que permite hacer conteos muy breves y puntuales, enfocados en controlar la mercadería de importancia para el negocio que lleva un inventario perpetuo y quiere asegurar que la información sigue siendo correcta.
Existen varios conteos cíclicos, el más utilizado es el Método ABC:
Se clasifican los productos en tres categorías (A, B y C) según el valor u otras cuestiones. Los de categoría A son los más importantes y necesitan más control, en cuanto los C son los menos relevantes. Ayuda a identificar cuáles son los productos con mayor rentabilidad, pero requiere un análisis exhaustivo de cómo se deberían clasificar los productos, los cuales pueden ir variando continuamente.
Generalmente es recomendable contar con un sistema de inventario perpetuo, dado que permite conocer en tiempo real y en cualquier momento el estado del stock. Este tiene una probabilidad muy baja de desvíos al momento de hacer una compra.
Además de saber cuánto stock físico se tiene en una empresa, es muy necesario conocer la valorización del inventario que se posee la empresa para conocer qué valor representa entre los activos de la misma.
Para valorar la mercadería existen estos métodos:
1- Método LIFO: cuando el último producto en entrar debe ser el primero en salir, permitiendo la alta rotación de inventario, minimizando el riesgo de obsolescencia del stock. La desventaja es que si el precio del producto aumenta, habrá un costo mayor en las mercaderías, lo cual puede ser más difícil vender, pero eso dependerá del tipo de producto que se comercialice.
2- Método FIFO: este método sólo puede aplicarse a mercaderías que no tengan fecha de caducidad o no pierdan valor con el tiempo, ya que lo primero en entrar es el primer producto que debe salir. Tiene como ventaja que hay una alta rotación del inventario y evita la acumulación en los almacenes, pero si los productos bajan su valor con el tiempo puede ser una pérdida para el negocio.
3- Método PPP: mediante este método se busca un valor de mercadería “promedio”, entre el costo más bajo y el más alto entre los distintos valores de compra que tuvo un producto determinado.
El valor de mercadería por cada unidad que posee un producto mediante este método se actualizará ante cada compra y será para todas las unidades en stock por igual, sin distinguir lote procedente.
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Consejos para Llevar un Control de Inventario Eficiente
La mejor decisión que se puede tomar para poder comenzar a controlar un inventario es aclarar y definir cuáles son las necesidades de la empresa para elegir métodos para el control y valorización del inventario. Puede seleccionar alguno de los métodos anteriormente mencionados, dependiendo de las características de la empresa y los productos que se venden.
Un software de gestión como ZEUS cloud ERP facilita todo tipo de tarea, ya que recopila información y busca optimizar todos los procesos de una empresa, inclusive el control de inventario.
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