No esperes a que aparezcan pérdidas de dinero o de stock, sobrecostos y desabastecimientos para considerar la opción de contratar un sistema de gestión. La mala gestión de inventarios es algo que debe prevenirse, porque es una necesidad saber lo que está sucediendo con los productos físicos. Para una correcta gestión del inventario se necesita planificar, analizar y utilizar las herramientas que brinda un software ERP
Desde ZEUS ERP & POS tienes la posibilidad de cargar un archivo TXT para especificar ciertos ajustes dentro del inventario, como roturas, vencimientos o inconsistencias de stock, entre otros. Ingresando al Módulo Stock > Ajustes > Por Producto, seleccionas el botón “Cargar Artículos por Lote” y cargas masivamente los datos, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores. Lo mismo puedes hacer al momento de crear inventarios, ingresando desde el Módulo Stock > Inventarios > Creación.
La correcta gestión del inventario
El inventario es uno de los activos más valiosos de una empresa y llevar un control eficiente de este no solo evita rupturas de stock o sobreabastecimientos. También impacta directamente en la rentabilidad, la atención al cliente y la capacidad operativa. Estos son algunos de los beneficios de llevar una correcta gestión del inventario en tu empresa:
- Disminución de pérdidas por productos vencidos, obsoletos o extraviados.
- Optimización del capital inmovilizado.
- Mejora en la planificación de compras.
- Mayor agilidad en la atención al cliente.
- Trazabilidad financiera y cumplimiento contable.
- Costeo real y mejoras en la valuación total del inventario.
Pasos en el control de stock
1. Estandarizar procesos y puntos de control
Las empresas deben considerar la idea de contar con una política clara para los ingresos y egresos de productos, así como políticas para el control de stock. Detallar el proceso desde la recepción de productos hasta la contabilización de mermas o devoluciones. Todo debe estar documentado, con responsables designados y sistemas que permitan registrar cada movimiento.
Con ZEUS ERP & POS puedes centralizar la gestión total de tu negocio. Desde el Módulo Stock puedes establecer reglas de carga, imputación contable y seguimiento de movimientos, entre muchas otras funcionalidades clave para mejorar la gestión de tu inventario.
2. Utilizar cargas masivas para ingresar artículos
Cuando se trabaja con grandes volúmenes de productos, cargar los datos uno por uno o llevar un registro manual no solo es ineficiente, también aumenta la posibilidad de cometer errores. Con herramientas como la carga mediante archivos TXT de ZEUS ERP & POS, puedes actualizar recuentos de stock de manera masiva.
Esta funcionalidad es ideal para realizar ajustes por lote, crear inventarios o actualizar recuentos físicos de manera rápida y ágil, ahorrando tiempo y asegurando la coherencia de la información.
3. Visualización de stock
Dentro de la funcionalidad Ficha de Stock > General puedes consultar los mínimos y máximos de unidades en cada depósito, así como el stock físico total del inventario. También se detallan por depósito el stock disponible, el acopiado y el comprometido. A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se visualiza en el sistema de gestión:
Con la funcionalidad Vista Dinámica es posible establecer parámetros que permiten agregar o quitar columnas según lo que se necesite ver: stock calculado, stock actual, stock comprometido a clientes, stock comprometido a proveedores, stock acopiado y stock en tránsito, entre otros.
4. Separar inventario disponible, comprometido y por depósito
Una de las prácticas más efectivas para tener una visión real del stock es separar los diferentes estados del inventario:
- Disponible: listo para vender o mover.
- Comprometido: reservado por pedidos o ventas en proceso.
- Acopiado: productos apartados para entrega futura.
- Por depósito: ubicación física según sucursal o almacén.
Crear diferenciaciones como estas permite saber qué productos realmente puedes ofrecer, cuáles ya están comprometidos y dónde se encuentran. Además, esta forma de trabajar el inventario facilita la redistribución entre puntos de venta.
"¿Cómo cargar números de series en productos?"
5. Hacer auditorías frecuentes para detectar desvíos
El inventario nunca es estático, y por esa simple razón, realizar auditorías frecuentes te permitirá detectar errores de carga, pérdidas, roturas o ingresos no registrados. La clave está en combinar conteos físicos con el análisis de los movimientos en el sistema ERP, lo que permite actualizarse y evolucionar hacia una gestión empresarial más sólida.
Errores frecuentes que puedes detectar en tu inventario:
- Stock negativo o mayor al real.
- Productos duplicados.
- Movimientos no imputados.
- Inconsistencias por mala imputación contable.
Siempre se recomienda realizar ajustes y auditorías periódicas para adelantarse a cualquier señal de desorden y así garantizar un correcto control de stock.
6. Automatizar tareas repetitivas con un sistema ERP
Una de las grandes ventajas de contar con un sistema de gestión para empresas como ZEUS ERP & POS es que puedes automatizar tareas críticas como: ajustes de stock por concepto, generación de inventarios por lote, alertas por productos con stock bajo, reportes de valorización y comparativos entre depósitos.
Automatizar procesos te permite enfocarte en decisiones estratégicas, ya que las tareas manuales implican pérdida de tiempo. Además, se reducen los errores humanos y se mejora la trazabilidad financiera.
Reportes a la hora de hacer control de stock
Una buena gestión de inventario no se trata solo de tener control, sino de obtener información que posteriormente será analizada para mejorar la proyección, ahorrar tiempo y dinero, y fomentar el crecimiento empresarial.
Dentro del Módulo de Reportes puedes descargar o imprimir reportes como:
- Stock bajo mínimo por producto o por depósito.
- Valorización del inventario según método PPP.
- Listado de stock con números de serie o por familia.
- Comparativo entre depósitos para redistribución inteligente.
Estos reportes permiten tomar decisiones basadas en datos reales: qué comprar, cuándo reponer, qué productos rotan más y cómo optimizar el espacio de almacenamiento. Además, como cliente de ZEUS ERP & POS, puedes integrar Storehub, plataforma de auditoría y control, que te envía avisos automáticos cuando un producto alcanza su stock mínimo. Gracias a la inteligencia artificial, detecta cuándo quedan pocos artículos y genera tareas para asegurar que tu negocio siempre tenga disponibilidad y pueda cumplir con todas las ventas.
"¿Cómo restringir clientes en determinadas sucursales?"
Herramientas de control empresarial
Un control de stock eficiente no solo impacta en el área de logística, sino también en finanzas, ventas y compras. Por lo tanto, con un sistema ERP todo se simplifica, ya que puedes integrar los procesos contables, controlar ingresos y egresos y cruzar datos con cuentas contables, ventas, órdenes de compra y márgenes de rentabilidad. De esta manera, el stock deja de ser solo un listado de productos y se convierte en una fuente de información estratégica.
Otra herramienta que puedes integrar a ZEUS es DigipWMS, un sistema que optimiza la gestión de tus depósitos, controlando la ubicación de los productos, agilizando los procesos logísticos y aprovechando mejor el espacio de almacenamiento.
Implementar estas buenas prácticas no solo te permite tener un control detallado de tu stock, sino que también genera impactos positivos en toda la operación de tu empresa. Si estás buscando un sistema de gestión que te permita mantener tu inventario optimizado, automatizar procesos contables y acceder a una trazabilidad financiera completa, ZEUS ERP & POS es la solución.
"¿Cómo cargar artículos mediante un archivo TXT? "
