En los tiempos que corren, los datos transformados en información son la clave para agregar valor al negocio. Por ese motivo, es fundamental utilizar Sistemas de Información que brinden apoyo y faciliten el proceso de toma de decisiones empresariales.
¿Qué es un sistema de información y para qué sirve?
Un Sistema de Información es un conjunto de partes interrelacionadas que trabajan a la par para recopilar, procesar, almacenar y distribuir datos, que transformados en información sirven para apoyar la toma de decisiones, el control y la coordinación en una organización. Estos componentes pueden incluir hardware, software, bases de datos, redes, personas y procedimientos.
Las principales características de un sistema de información son las siguientes:
- Organización: debe haber un orden de manera lógica y estructurada para que puedan funcionar eficiente y efectivamente.
- Integración: los diferentes componentes deben estar integrados entre sí para garantizar la coherencia y consistencia de los datos.
- Accesibilidad: deben permitir acceder a la información de manera rápida y fácil a los usuarios autorizados.
- Fiabilidad: los Sistemas de Información deben ser confiables, es decir, deben funcionar correctamente y producir resultados precisos y consistentes.
- Relevancia: los datos proporcionados deben ser relevantes y útiles para los usuarios, de modo que puedan ayudarles a tomar mejores decisiones.
- Actualización: deben reflejar los cambios del entorno empresarial continuamente.
- Seguridad: los Sistemas de Información deben ser seguros, protegiendo la información confidencial y garantizando la privacidad de los datos.
Cómo vender más y mejor
Vender sin una estrategia comercial es como emitir comprobantes sin control: puede parecer que todo funciona, pero en realidad estás dejando mucho al azar.
Incluso si vendes mucho, puedes estar dejando dinero sobre la mesa si:
- No sabes qué productos o servicios son rentables.
- No validas correctamente quién te compra.
- No tienes trazabilidad del stock.
- No controlas los descuentos y modificaciones que se generan en tu negocio.
Contar con una gestión comercial organizada y basada en datos es la clave para vender más y mejor: no solo aumentar la cantidad de ventas, sino asegurar que cada una sea realmente rentable.
Señales de un circuito de ventas desordenado
Algunas señales de que tu circuito de ventas necesita revisión:
- Modificaciones de precios sin control.
- Errores frecuentes en las facturas
- Descuentos no autorizados.
- Clientes inexistentes, duplicados o con validación fiscal pendiente.
- Falta de trazabilidad en las operaciones.
Estas son algunas de las características más importantes de un sistema de información, aunque pueden variar dependiendo del tipo y la finalidad del sistema en cuestión.
Softwares de sistemas de información
En la actualidad la utilización de un software es fundamental para un negocio. Un software es una aplicación que se puede utilizar con una pc, tablet o celular, que permitirá resolver una tarea o conjuntos de tareas (procesos).
Entonces, considerar utilizar un software como herramienta para resolver procesos empresariales y mejorar nuestro Sistema de Información es una buena opción para mejorar un negocio.
¿Qué tipos de softwares dan una solución a los sistemas de información?
Existen varios tipos de softwares que ofrecen soluciones a los Sistemas de Información. Estos son algunos de los más conocidos:
ERP (enterprise resource planning)
"¿Qué son los sistemas ERP y por qué son un beneficio para mi negocio?"
CRM (customer relationship management)
Bi (business intelligence)
Scm (supply chain management)
Hcm (human capital management)
WMS (warehouse management systems)
Datos transformados en información
Un dato es una descripción básica y objetiva de algo que puede ser almacenado, procesado y transmitido. Los datos por sí solos no tienen significado intrínseco, pero cuando se organizan y se interpretan adecuadamente, pueden convertirse en información que puede utilizarse para tomar decisiones o realizar análisis.
Por ejemplo, el número 2 ¿es un dato? Sí, representa un número pero, ¿es información? No sin el contexto o con algún dato cualitativo. Si fueran dos sucursales o dos almacenes ya se le estaría agregando esa característica adicional, que dependiendo de lo que se quiere analizar se transformaría en información.
Siguiendo el ejemplo anterior, éste puede ser analizado como un negocio en crecimiento. Y si una empresa tiene dos almacenes se podría interpretar como que se dedica a la compra y almacenamiento de artículos físicos.
¿Qué es un proceso empresarial?
Un Proceso Empresarial es una serie de pasos o acciones que se llevan a cabo dentro de una compañía para lograr un objetivo específico. Los procesos suelen tener un inicio, un desarrollo y un fin, y pueden estar compuestos por una secuencia de actividades o tareas interrelacionadas.
"El rol del ERP en la Transformación Digital Empresarial"
Los procesos pueden ser parte de diversas áreas, como la producción, la gestión, la organización, entre otros, y se utilizan para lograr resultados específicos de manera eficiente y efectiva.
Automatización de procesos
A través de las diversas soluciones que brindan los softwares (ERP, CRM, WMS, etc) sobre los Sistemas de Información, no sólo pueden integrar todas las partes del negocio (ventas, compras, logística, entre otros), los procesos y los datos que surgen de la puesta en marcha de una empresa. Si no que además permiten a los negocios ser más eficientes, ya que estas herramientas buscan disminuir el riesgo de error en la registración de datos, es decir, que sean cada vez más automáticos y requieran menos procesos manuales.
Esto permitirá ganar tiempo y que el recurso humano pueda ser aprovechado en resolver otras tareas menos automatizables, como por ejemplo, el análisis de los datos y la toma de decisiones.
Los sistemas de información vistos como una inversión empresarial
Un Sistema de información puede brindar numerosos beneficios, como mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad, facilitar la toma de decisiones, mejorar la comunicación interna y externa, optimizar los procesos empresariales, y proporcionar una ventaja competitiva en el mercado.
La velocidad del dato transformado en información es lo que hoy separa empresas obsoletas de empresas con futuro de mercado competitivo; contrastemos dos tipos de empresas; una empresa que no usa un software de gestión y realiza todas las tareas manualmente en papel; o una empresa que habiendo invertido alguna vez en un sistema de información su versión quedó tecnológicamente obsoleta por el paso del tiempo y al no ser cloud es asincrónica ; y comparemos estas dos con una empresa que usa un software de gestión cloud e integrado para automatizar todos los procesos y transformar en tiempo real sus datos en información para la toma de decisiones sobre sus propios procesos estratégicos, tácticos y operativos en tiempo real
En síntesis, la inversión en un Sistema de Gestión cloud, transformador de datos en Información correctamente implementado es la herramienta más poderosa para automatizar procesos y mejorar el desempeño general, siendo la base de sustentación para alcanzar el éxito de mercado de una empresa en el tiempo.
