Migrar a un nuevo software o incorporar un sistema de gestión es una decisión estratégica que puede transformar profundamente la forma de operar de una empresa. Existen ciertos requerimientos a tener en cuenta para que la implementación sea exitosa y la herramienta funcione de manera integral y escalable para la organización.
Adoptar un sistema ERP no es tarea sencilla, exige diversos esfuerzos organizativos, cambios en la cultura de la empresa. y una inversión monetaria que debe planificarse cuidadosamente. Cuando la organización toma la decisión de contratar un sistema de gestión, hay varios aspectos en los que debe prepararse; solo así la implementación será efectiva, sostenible y generará el impacto esperado en el negocio.
El paso a paso para implementar un sistema ERP
1. Definir los roles en el software ERP
El primer paso es establecer qué tipo de acceso tendrán los encargados, operarios y empleados de la compañía. Esto requiere definir con precisión las tareas, roles y responsabilidades de cada usuario, por dos motivos principales:
- Uno de los principales aspectos a considerar es la rentabilidad asociada a cada acceso asignado. La mayoría de los ERP cobran por usuario, por lo que cada rol tiene módulos y funciones específicas designadas según lo que realmente necesite la empresa. La asignación se debe realizar sobre la base de las especificaciones y módulos que tenga la tecnología elegida y sobre los roles previamente definidos.
- Es muy común que en las pequeñas y medianas empresas, los colaboradores tengan funciones múltiples, es decir que cumplan más de una tarea o función específica. Esto se debe tener en cuenta para que en la implementación se aborde la dinámica y se asegure la eficiencia en el uso del ERP.
2. Modelo de negocios dentro del sistema
El modelo de negocios engloba varios procesos que deben considerarse, como los circuitos de compra y venta, el inventario de artículos y/o servicios, el manejo de clientes y proveedores y la contabilidad integrada, entre otros. El ERP debe reflejar de manera fiel el funcionamiento de la empresa, cuanto más alineado esté con el modelo de negocios, mayor será su valor estratégico, permitiendo detectar oportunidades y proyectar crecimiento con información confiable.
3. Automatizar procesos de compra y venta
En los procesos de compra y venta, el sistema ERP debe reflejar con exactitud el funcionamiento del negocio en la práctica. Esto incluye replicar el circuito de facturación de compras y ventas. Es así como el sistema acompaña cada actividad de la operatoria diaria de una empresa.
Es necesario definir los medios de pago con los que se trabajará, así como incorporar las promociones vigentes. De esta forma, cada operación quedará correctamente registrada y se podrá mantener una correcta trazabilidad.
También resulta importante contemplar todas las diferentes formas de facturación, algunas empresas generan una cotización que se transforma en pedido y luego en factura; otras trabajan con facturación directa o con remitos. Adaptar estos procesos reduce errores y agiliza la operatoria, es fundamental que el sistema ERP elegido se adapte a cualquiera de estos esquemas de facturación anteriormente mencionados.
4. Gestión de inventarios y código SKU
Un inventario ordenado es fundamental, y esto comienza con un esquema de códigos SKU claros y consistentes, lo que asegura trazabilidad y control de cada producto dentro del sistema de gestión.
Además, es fundamental plasmar en el sistema ERP la estructura de los depósitos y la forma en que está organizada la mercadería dentro de ellos. Muchos sistemas de gestión ofrecen funcionalidades avanzadas para almacenes que permiten replicar la realidad de los depósitos, optimizando el control de stock y trazabilidad de los movimientos.
5. Gestión de clientes y cuentas corrientes
Una vez definidas las instancias anteriores, el siguiente paso es organizar la cartera de clientes y sus respectivas cuentas corrientes.
Es importante identificar a cada cliente mediante un código único, ya que esto permite diferenciarlos dentro del sistema, guardar sus datos para luego hacer un seguimiento de su comportamiento de compra.
Este ordenamiento brinda trazabilidad y asegura un manejo eficiente de las cuentas corrientes activas, evitando errores, mejorando la administración y optimizando el seguimiento comercial.
6. Gestión de proveedores
La organización de proveedores debe seguir la misma lógica que la de clientes. Un código único por proveedor permite ordenar las compras, llevar un control eficiente de las cuentas corrientes y tener trazabilidad de los productos y su frecuencia de adquisición. Además de facilitar las compras y la reposición de stock, este orden ayuda a construir una mejor relación con los proveedores.
"Optimiza la gestión cruzada de cuentas corrientes entre clientes y proveedores"
7. Contabilidad integrada
Llevar una contabilidad ordenada dentro del sistema ERP asegura un control completo de las finanzas y potencia la capacidad de gestión de la organización. El uso de esta funcionalidad permite evaluar la rentabilidad, obtener indicadores e información estratégica para la toma de decisiones.
Al mismo tiempo, facilita el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes, manteniendo impuestos actualizados y operativos en cada circuito del negocio, optimizando así las presentaciones ante la autoridad fiscal y el cumplimiento de obligaciones formales. De esta manera, la organización combina orden administrativo, seguridad contable y una base sólida para crecer de forma sostenida.
8. Capacitación para usuarios del sistema ERP
La capacitación de usuarios es un pilar fundamental en la implementación de un software ERP, aunque suele subestimarse. Se trata de transformar la manera en que se ejecutan muchas de las tareas cotidianas dentro de la empresa, lo cual termina siendo un cambio organizacional.
Por este motivo, es muy importante planificar sesiones de capacitación para cada área, enfocadas en las funcionalidades que realmente utilizarán en su día a día, y disponibilizar el tiempo de colaboradores para que puedan participar de las mismas. Esto garantiza que los usuarios comprendan con claridad cómo operar el sistema desde el primer momento
Del mismo modo, resulta fundamental comunicar los beneficios del sistema de gestión de forma simple y concreta, mostrando cómo facilita el trabajo diario, reduce errores y mejora la eficiencia. Cuando se da visibilidad a los colaboradores de los objetivos a alcanzar, todo toma sentido. Una buena gestión del cambio favorece a una adopción del sistema más rápida, efectiva y sostenida en el tiempo.
La implementación ERP en ZEUS ERP & POS
En el área de Onboarding trabajamos con un proceso de implementación estructurado, centrado en el cliente, y pensado para que cada empresa pueda incorporar el sistema de forma ágil y eficiente. El foco está en adaptar la herramienta a la realidad de cada negocio, priorizando simplicidad, confiabilidad y resultados tangibles desde el inicio.
Para lograrlo, recopilamos previamente toda la información necesaria y realizamos una carga masiva en el sistema. De esta manera, reducimos al mínimo el esfuerzo operativo del cliente y aseguramos que la base inicial esté completa y correctamente parametrizada.
El procedimiento se complementa con reuniones periódicas y un seguimiento cercano de los ejecutivos de Onboarding. Esto nos permite ajustar la configuración a medida que avanzamos, garantizando que cada módulo se adapte a los procesos internos del negocio y que el uso de ZEUS ERP & POS se integre de manera natural en la operatoria diaria.
Capacitación ERP
Durante el proceso de Onboarding, la implementación se desarrolla en paralelo con las capacitaciones a usuarios, que se diseñan de manera personalizada según los roles y responsabilidades que cada usuario tiene dentro del sistema.
En las capacitaciones se realiza:
- Relevamiento de procesos actuales comprender cómo se gestionan hoy las ventas, compras, stock, finanzas y administración.
- Definición de objetivos claros: identificar expectativas, oportunidades de mejora y objetivos de la implementación.
- Planificación y parametrización inicial: migración de datos, capacitación del equipo y pruebas integrales antes del uso en producción.
- Acompañamiento y soporte: seguimiento post-implementación para ajustar procesos, resolver dudas y asegurar la adopción del sistema.
Incorporar un sistema ERP en una empresa permite organizar y dar trazabilidad a todas las operaciones diarias, unificando toda la información del negocio en un solo lugar.
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