¿Maneja un gran inventario y su ERP no le permite realizar cambios en grandes cantidades? Con ZEUS cloud ERP & POS puede importar un archivo TXT o CSV donde estén detallados los artículos y cantidades para luego cargarlos dentro del Módulo Stock > Ajustes, seleccionar si es por concepto o por producto y cargar los ajustes de stock por lote correspondientes.
Una vez cargado el archivo dentro de “Ajustes por Producto”, en la columna de conteo actual se mencionan las cantidades de producto dentro del archivo. Podrá filtrar por sucursal y depósito, y en el caso de que sea necesario, puede realizar modificaciones dentro del sistema y corregir.
Utilizar la funcionalidad Ajuste de Stock por Lote es un procedimiento para actualizar el inventario de una determinada lista de productos de manera masiva, importando un archivo dentro del sistema.
Otra opción que se puede utilizar es “Ajustes por concepto”, es similar al “Ajustes por Producto”, pero esta funcionalidad permite elegir un concepto contable de stock con su respectiva imputación contable. Por lo tanto, además de ajustar el inventario, lleva la contabilidad de la empresa.
¿Cómo Realizar un Ajuste de Inventario?
Para hacer el inventario de mercancías de una forma ordenada, hay que seguir ciertos pasos que van a permitir tener un conteo real de los depósitos.
Primero, debe comenzar identificando dentro del ERP & POS las discrepancias posibles, comparándolo con el conteo físico realizado para investigar las posibles causas y motivos por los cuáles existen diferencias entre lo real y lo que está representado en el sistema de gestión.
Si es encargado de realizar los ajustes de inventario, es recomendable que lleve un documento en donde detalle los errores encontrados, aclarando la ubicación física del inventario afectado, las cantidades y el tipo de producto que contiene discrepancias.
Una vez identificado cuáles son los cambios que hay que realizar dentro del sistema, se deben hacer actualizaciones de todos esos registros, para luego realizar los ajustes físicos pertinentes.
Ajuste de Inventario en ZEUS cloud ERP & POS
Dentro de ZEUS cloud ERP & POS existen cuatro formas de asignar stock de productos: por comprobantes de compras, por ajustes de stock, por inventario y por transferencias de stock.
Realizar ajustes de inventario por comprobantes de compra, como una factura o remito, va a significar un movimiento real dentro del depósito. Esto mismo sucede con las transferencias de stock, ya que registra específicamente el cambio de un almacén a otro, dejándolo asignado en el ERP.
En cambio, un ajuste por inventario refleja movimientos de inventario que fueron forzados, pero son correcciones del stock actual.
Motivos por los que se realizan Ajustes de Inventario
- Pérdidas por vencimientos y roturas de productos: afectando significativamente el inventario de una empresa, ya que estos pueden no ser vendibles.
- Hurtos, extravíos o robos de artículos: por falta de unidades, confirmando una pérdida.
- Devoluciones : quedando los movimientos como no registrados dentro del sistema.
- Por producción propia: disminuye el inventario de la materia prima para aumentar los productos finales a vender.
¿Y Qué Hacer Cuando Hay Sobrestock?
Si al realizar el inventario de mercaderías encuentra que hay más productos físicos que los que declara el sistema, puede que se deba a devoluciones de productos no registrados, a errores humanos, como no hacer el proceso correcto dentro del software ERP, o a algún inconveniente al momento de recibir la mercadería.
Importante: es recomendable, como medida de seguridad de una empresa, que las personas que manipulan la mercadería, sea para ingreso o egreso, no deberían acceder a hacer ajustes de inventarios.
Errores en el Ajuste de Inventario
Uno de los principales errores que cometen algunas empresas es realizar el ajuste de stock de manera anual. Se recomienda llevar un conteo de las existencias de manera periódica para tener un registro de los inventarios de la forma más exacta posible, detectando con el tiempo suficiente ciertos problemas dentro del stock.
Si una compañía tiene depósitos y no tiene un gran sistema de gestión que respalde de manera adecuada la cantidad de productos, está condenada a sufrir errores y pérdidas. Con un software ERP consigue tener más tareas automatizadas, con lo cual cada cambio que se realice en los inventarios queda registrado.
Otro error, y de los más comunes, es no darle al personal una capacitación para garantizar tener un ajuste preciso.
Para evitar estos posibles errores y tener un inventario limpio y correcto, es recomendable utilizar herramientas como lectores con Tecnología RFID y sistemas de gestión como ZEUS cloud ERP & POS que acompañan y ayudan a las empresas a tener mejores y mayores controles de todas las existencias.
“¿Cómo Realizar un Ajuste de Stock por Lote?"
