Con ZEUS ERP & POS puedes crear Listas de Precios para congelar valores hasta una fecha límite determinada. El acopio funciona como un mecanismo para mantener los precios fijos en una lista a un cliente, donde los productos se entregan en etapas con el precio previamente fijado, garantizando que cada retiro se facture según la lista de precios asignada al acopio.
El sistema utiliza la lista de precios asociada al acopio, y si se supera el período de vigencia deja de aplicarla, utilizando el precio general del artículo. Para utilizar esta función, debes ingresar al Módulo Configuración > Tablas Generales > Lista de Precios para Acopio.
Utilizar esta funcionalidad permite tener un mayor control sobre la vigencia de las condiciones comerciales acordadas con los clientes, además de facilitar la gestión y asignación de listas de precios congelados para las facturas generadas bajo la modalidad de acopio por importe.
El acopio es una práctica común más que todo en las empresas de materiales de construcción, constructoras o agro, que utilizan para asegurar la disponibilidad de productos y precios más convenientes a lo largo del tiempo.
Contextos de las Listas de Precios
El objetivo de una lista de precios para acopio es obtener una cierta cantidad de dinero de manera anticipada, dándole a los clientes la posibilidad de fijar precios durante un cierto plazo.
A diferencia de otras listas que pueden utilizarse como referencia interna o para contratos generales, las listas de precios para acopio se crean específicamente para fijar precios en operaciones puntuales de acopio, asegurando que se respeten durante un período determinado.
Por ejemplo, si una empresa acuerda con su proveedor un precio de fertilizante para los próximos 6 meses, ese precio puede cargarse en una lista específica para acopio y luego asociarse al cliente para que se aplique automáticamente en sus operaciones de ese tipo.
"¿Qué es el Acopio por Artículo y Por Qué le Sirve a su Empresa?"
Beneficios de las Listas de Precios para Acopio
- Estabilidad financiera: Las listas permiten definir precios que no cambian durante un cierto período de tiempo que se estipule para el acopio. Esto permite a las empresas tener proyección sobre los costos futuros y evitar desviaciones.
- Control de márgenes: Con precios preacordados, es posible definir márgenes de ganancia con mayor seguridad, especialmente si se revende o se trasladan los productos a obras/clientes.
- Optimización de inventarios: El acopio con listas permite planificar compras por etapas, ajustando el stock sin necesidad de hacer grandes compras de una sola vez.
- Mejora la relación con proveedores y clientes: Se generan acuerdos claros desde el principio. El proveedor sabe a qué precio venderá; el cliente o la obra sabe a qué precio comprará. Esto reduce reclamos y errores.
Planificación y Control del Acopio
En la gestión de compras y acopio, contar con listas de precios bien estructuradas y actualizadas es fundamental para controlar costos, planificar compras futuras y asegurar la rentabilidad de proyectos en una empresa.
Estos son 5 aspectos clave para aprovechar al máximo las listas de precios para acopio en tu sistema de gestión:
1. Planificar Compras futuras:
Una buena planificación comienza con precios claros y fijos durante un período determinado. Las listas de precios para acopio permiten crear acuerdos con proveedores donde se establecen precios para las futuras compras. Básicamente, aquí entra el arte de la negociación, donde tendrás que dialogar mucho y también pedir presupuestos.
La planificación te permite proyectar el costo total del acopio antes de ejecutar órdenes, lo cual es ideal para empresas con ciclos estacionales o presupuestos cerrados.
2. Acopio por Etapas:
No siempre es posible adquirir todos los materiales o productos de una vez, por lo tanto, el acopio por etapas o entregas parciales permite que uses una lista de precios congelados y poder comprar de manera gradual sin perder el precio pactado.
Esta modalidad ayuda a que gestiones mejor el espacio de almacenamiento y el presupuesto mensual, además de reducir riesgos de deterioro del stock en tu depósito.
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3. Controlar el Cumplimiento de Precios Pactados:
Aunque puedes tener una buena relación con tus proveedores o clientes, siempre que se acuerden precios, puede que llegue una factura y que no coincida con la lista de precios pactada. Para evitar pérdidas, los sistemas ERP más modernos incluyen controles automáticos:
- Alertas o bloqueos si la factura supera un margen de diferencia.
- Reportes para auditar precios y detectar incumplimientos.
4. Vigencia y Renovación de Listas de Precios:
Si no quieres confusiones o malos entendidos, entonces tienes que corroborar que la lista de precios no esté vencida. Esto va a beneficiar principalmente a ti si tienes una empresa en el momento que debas facturar. Para mantener un control y verificar que todo esté en orden es recomendable que corrobores lo siguiente:
- Define fechas claras de vigencia en cada lista.
- Configura alertas para renovarlas a tiempo.
- Establece procesos formales de revisión y actualización.
- Archiva versiones anteriores para la trazabilidad.
5. Centralizar y Auditar Listas de Precios con Múltiples Usuarios:
Cuando tienes varios accesos en un software de gestión, la gestión de listas de precios puede complicarse. Para mantener el control, se recomienda:
- Asignar roles y permisos claros.
- Registrar cada cambio con usuario y fecha (bitácora).
- Centralizar la administración para evitar duplicados o errores.
- Capacitar al equipo y usar reportes de auditoría periódicos.
Utilizar listas de precios para acopio es una estrategia clave en la mejora del control de costos, optimización de inventarios y el fortalecimiento de las relaciones con proveedores. Con herramientas como las que ofrece un sistema de gestión como ZEUS ERP & POS, esta práctica se vuelve sencilla y escalable.
Si ya estás aplicando acopio en tu empresa, incorporar esta funcionalidad puede marcar una gran diferencia. Y si aún no lo haces, este es un buen punto de partida.
"Listas de Precios para Acopio"
